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更新日令和5(2023)年12月1日

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住民票の除票を郵便で取得するとき

住民票の除票を郵便で請求するための手続きの方法は次のとおりです。

住民票の除票が必要なときは、窓口にお越しになるほか、郵送によりご請求いただくことができます。郵便で取得するには、請求書、本人確認書類、手数料の定額小為替など必要なものと、返信用封筒を同封して柏市役所市民課へ送付してください。

※住民票の除票の写しは、柏市ではマイナンバーカード(個人番号カード)を利用したコンビニ交付サービスの対象外です。

請求できる方

  1. 本人
  2. 本人の代理人(本人からの委任状を送付できる方又は法定代理人)
  3. 第三者(本人以外の請求者であって、請求する理由が次に該当する方に限ります。)
    (1) 自己の権利を行使し、または自己の義務を履行するために必要がある方
    (2) 国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある方
    (3) 住民票の除票の記載事項を利用する正当な理由がある方

注)除票は本人と同一の世帯だった方でも本人からの委任状がなければ第三者請求となります。

請求する前に提出先等に確認しておくこと

  1. の住民票の除票が必要であるか?
    ⇒除票を請求できるのは原則本人のみです。
    そのため、ご家族(同一世帯)で同時に転出され、ご家族全員分の除票の写しが必要な場合は、次の通り請求方法が異なります。
    ・請求者様自身の除票⇒本人が請求する場合
    ・請求者様以外のご家族の除票⇒第三者が請求する方法
    ※第三者請求の方法は「第三者の住民票を郵便で取得するとき」を御確認ください。
    ⇒除票は個人単位で交付されます。
    例えば請求者様を含めた4人家族の場合に家族全員の除票を1通請求しようしても、交付対象の除票は4件となり、手数料が4件それぞれ発生しますのでご注意ください。
    除票1件300円×4件(家族4人)=1,200円
  2. 次の記載事項を載せる必要があるか?
    注)次の事項は原則として省略したものを交付します。必要がある方は必ずその旨を請求書に記載して請求してください。
    なお、個人番号(マイナンバー)、住民票コードを必要とする場合は使用目的・提出先を請求書に記載してください。
    • 日本人・外国人の方共通項目⇒世帯主・続柄、個人番号(マイナンバー)、住民票コード
    • 日本人の方⇒本籍・筆頭者
    • 外国人の方⇒国籍等、中長期在留者・特別永住者等の区分、在留資格、在留期間等、在留期間等の満了の日、在留カード等の番号、通称の履歴、氏名のカタカナ表記
  3. その他証明をする必要がある記載事項

住所の履歴

柏市の最終住所地は除住民票に記載されます。柏市の最終住所地より前の柏市内の住所履歴は、除住民票に記載できます。住所の変更履歴(柏市内での転居等)によって除住民票で証明できる場合と戸籍の附票で証明できる場合がありますので、住所の履歴を証明したい場合は、どこからどこまでの住所の履歴が必要か申し出てください。戸籍の附票は本籍地において請求できます。

氏名の履歴

柏市に住民登録をされている間に氏名が変わった場合、旧氏名に抹消線を引き下に新氏名を記載してある除住民票を発行できます。

なお、旧氏について柏市在住時に旧氏記載の登録をしていた場合は、除住民票に旧氏が記載されます。登録をされていなかった場合は、記載されません。

詳しくは「住民票、マイナンバーカード等への旧姓(旧氏)の併記について」を参照してください。

郵便で送付するもの

郵便で請求する場合は次のものをすべて同封して、柏市役所市民課へ送付してください。

1.本人が請求する場合

住民票郵送請求書

請求書は次の事項が記載されていれば、便箋や他市町村の請求書でも請求は可能です。

なお、請求書には、請求者の署名又は記名押印が必要です。

  • 請求者の住所、氏名、昼間の連絡先(電話番号)
  • 請求する証明書と必要数
  • 住民票が必要な方の住所及び氏名
  • 本籍筆頭者、世帯主及び続柄の記載の必要性
  • 具体的な使用目的、提出先

請求書は次の様式をダウンロードして送付することも可能です。

(記載例)

住民票・印鑑証明等請求書記載例(個人用)(PDF:681KB)

住民票・印鑑証明等請求書記載例(法人用)(PDF:686KB)

 

ご自宅にプリンターがない場合でも、スマホにより以下の手順でコンビニでの印刷が可能です。

https://www.city.kashiwa.lg.jp/kohokocho/todokede/conviniencestore/printservice.html

請求者の本人確認書類

詳細な本人確認書類の一覧は、本人確認書類が必要な手続きと本人確認書類の例を参照してください。

  • 1点で確認が済む本人確認書類の例
    マイナンバーカード、運転免許証、住民基本台帳カード(顔写真付き)、在留カード、特別永住者証明書、官公署(国、県、市などの機関)が発行しているの顔写真付きの資格証明書など
  • 2点以上で確認が済む本人確認書類の例
    パスポート、来庁される方の住所、氏名、生年月日などが記載されている保険証(国民健康保険など)、年金手帳など

本人確認書類のコピーは必ず有効期限があるものは有効期限内のもので、住所、氏名、生年月日が確認できる部分はすべてコピーをしてください。マイナンバー(個人番号)カードの写しを送付する際は、おもて面(顔写真のある側)のみの写しを送付してください。また、保険証の写しを送付する際は、保険証の写しの保険者番号および被保険者等記号・番号をマスキング(黒で塗りつぶし)して送付していただく必要があります。

手数料分の定額小為替

お釣りがでないように手数料分の定額小為替を用意してください。

定額小為替は郵便局またはゆうちょ銀行で購入することが出来ます。詳しくはゆうちょ銀行のホームページ(外部サイトへリンク)を確認してください。

切手、収入印紙等では受付できません。

(注意)

お釣りが発生する金額の為替を郵送される方が多くいらっしゃいます。

地方自治法施行令第156条で、証券による納付を受ける場合は「納付金額を超えないものに限る」と規定されているため、必ずお釣りの発生しない手数料を用意してください。

手数料を超える金額の為替が郵送された場合(「(定額小為替についての注意事項)」中、「3 手数料が不明確なときの定額小為替の用意の方法」を除く)、手数料と同額の為替を追送いただき次第の発送となり、先に送付された為替は証明書発送時に同封してお返します。

手数料が不明な場合は後述の「(定額小為替についての注意事項)」中、「3 手数料が不明確なときの定額小為替の用意の方法」をご確認ください。

《参考》地方自治法施行令第156条(抜粋)
 地方自治法第231条の2第3項の規定により普通地方公共団体の歳入の納付に使用することができる証券は、次に掲げる証券で、納付金額を超えないものに限る。(後略)


(定額小為替についての注意事項)

1 有効期限

 定額小為替の有効期限は発行日から6か月ですが、郵送事情等により到着が遅れる場合もあるため、発行日から5か月を超えないものをお送りください。

2 宛名

 宛名は空欄のままでお願いします。市民課で記入します。

3 手数料が不明確なときの定額小為替の用意の方法

(1) 戸籍謄抄本(全部,個人事項証明書)【450円】か、除籍謄抄本(全部,個人事項証明書)【750円】か,どちらになるかわからないとき
 450円と300円の定額小為替を各1枚送付してください。戸籍謄抄本(全部,個人事項証明書)の場合は、超過分の300円を証明書発送時に同封してお返します。

(2) 被相続人の出生から死亡までの戸籍を請求する場合等、何通になるかわからないとき

450円と750円の定額小為替を多めに送付してください。超過分については、証明書発送時に同封してお返します。

手数料が不足する場合は連絡いたしますので、不足分の定額小為替を追送してください。
 なお、事前に電話などでお問い合わせいただいても、証明書の種類や通数をお伝えすることができません。

返信用封筒

請求者の住所、氏名を記入のうえ、切手(基本料金(定額料金84円、定型外封筒120円)を貼ってください。証明書の枚数によって郵便料金に差異が生じますので、重さによって【不足分受取人払】のゴム印を押し発送します。不足が発生した場合は、郵便局に不足分をお納めください。

速達、書留、特定郵便等で郵送する必要がある場合は、基本料金に切手を加算するとともに、封筒にその旨を記入してください。

2.本人の代理人が請求する場合

基本的には、上述「1.本人が請求する場合」に必要なものとほぼ同じですが、本人の代理人が請求する場合は、次の資料が必要となります。

住民票郵送請求書

代理人の本人確認書類

詳細な本人確認書類の一覧は、本人確認書類が必要な手続きと本人確認書類の例を参照してください。

1点で確認が済む本人確認書類の例
マイナンバーカード、運転免許証、住民基本台帳カード(顔写真付き)、在留カード、特別永住者証明書、官公署(国、県、市などの機関)が発行しているの顔写真付きの資格証明書など

2点以上で確認が済む本人確認書類の例
パスポート、来庁される方の住所、氏名、生年月日などが記載されている保険証(国民健康保険など)、年金手帳など

本人確認書類のコピーは必ず有効期限があるものは有効期限内のもので、住所、氏名、生年月日が確認できる部分はすべてコピーをしてください。マイナンバー(個人番号)カードの写しを送付する際は、おもて面(顔写真のある側)のみの写しを送付してください。また、保険証の写しを送付する際は、保険証の写しの保険者番号および被保険者等記号・番号をマスキング(黒で塗りつぶし)して送付していただく必要があります。

権限確認ができる書類

(1) 任意代理人の場合

請求する本人からの委任状

※委任状は本人がすべて記載してください。詳細は「委任状の書き方について」を御確認ください。

(2) 法定代理人の場合

次の法定代理人は、発行日から3か月以内の各書類を同封してください。

ア 未成年者の親権者

親権者であることが確認できる戸籍謄抄本

イ 成年後見人、保佐人、補助人

各登記事項証明書(代理行為目録により住民票の除票の写しを請求する代理権を有していることがわかるもの)

手数料分の定額小為替

返信用封筒

3.第三者が請求する場合

第三者の住民票を郵便で取得するとき」を御確認ください。

留意事項

請求内容についてご連絡をさしあげることがありますので、請求書には昼間連絡の取れる電話番号の記入をお願いします。

手数料

  • 住民票 の除票1通 300円
    ※除票は個人単位で交付されます。
    例えば請求者様を含めた4人家族の場合に家族全員の除票を1通請求しようしても、交付対象の除票は4件となり、手数料が4件それぞれ発生しますのでご注意ください。
    除票1件300円×4件(家族4人)=1,200円

住民票の除票の保存年限

住民票の除票は、法令改正により令和元年6月20日から保存年限が150年になりました。

なお、柏市では平成26年6月20日以降に転出・死亡等により消除になった住民票の除票が150年保存の対象となります。これまで経過措置としてシステム改修により発行できなかった令和元年6月20日以降に5年を経過している除票(改製前の住民票を含む)の写しは、令和4年1月11日から発行できます。

ただし、平成26年6月19日以前に消除又は改製した住民票の除票については、保存期間が5年間のため発行することができませんのでご了承ください。

 

郵便請求の送付先

郵便の請求はすべて柏市役所市民課での受付になります。送付先は下記までお願いします。

郵便番号:277-8505

住所:千葉県柏市柏五丁目10番1号 柏市役所 市民課

 

お問い合わせ先

所属課室:市民生活部市民課

柏市柏5丁目10番1号(本庁舎1階)

電話番号:

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