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更新日2022年3月3日

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監査結果に基づく措置状況(令和3年度定期監査)

令和3年度に実施した定期監査の結果(令和3年12月10日公表(PDF:564KB))を受けて監査対象部局が講じた措置状況のあらましは、次のとおりとなっています。
次の各部局のリンクをクリックすると、それぞれの部局における措置状況の詳細をご覧いただけます。

監査結果に基づいて措置を講じた部局(令和3年度定期監査)

教育委員会学校教育部の措置状況

部署名

指摘事項 講じた措置の内容

学校保健課

本件は、教育委員会学校教育部学校保健課において、物品購入に関する見積り合わせの結果報告を作成する際に、参加業者が提出した見積書の数量に誤りがあることを確認し、見積書の再提出を求めた事案である。
本来、このような場合は、見積者に仕様書の内容と見積内容との整合性を確認し、見積者側の錯誤が判明した場合は、契約の相手方の決定前に無効とすることが適当である(担当課の見積り合わせFAQのQ22及びA22)。
学校保健課に確認したところ、数量に誤りがある見積書を提出した参加業者が結果として、最低金額を提示した者ではなかったこともあり、正しい数量及び金額で再提出させるべきと判断し、契約の相手方の決定後に見積書の再提出を求めたとのことである。
しかしながら、当該行為は、見積り合わせの参加者全員の前で告知した見積書の金額をほかの参加者の確認なしに書き直させるものであり、見積り合わせ参加業者からの信頼を揺るがしかねないもので、事務の適正を欠いており遺憾である。

本指摘対象部署においては、再発防止に向け、組織として適正な契約事務を行うため、関連する法令等や事務処理マニュアルを常に確認し、職員への事務指導や確認体制の構築を徹底されたい。
なお、契約事務については、上記指摘事項以外にも不適切な処理が多数見受けられたところである(「【注意事項】(1) 契約関係事務の不適切な処理について」参照)。
他部署においてもこれらの事例を教訓とし、見積り合わせの書類のチェックを確実に行うとともに、契約に当たっては最終的な契約の締結まで複数人で事務処理を確認するなど、適正な事務執行に留意されたい。

(令和4年3月1日公表)

再発防止のため、本件を課内で情報共有し、契約事務の手引き及び財務会計の手引きを再確認するよう指導した。
併せて、見積り合わせの書類のチェックから最終的な契約の締結まで、複数人で事務処理を確認するよう体制を強化した。

保健所及び環境部の措置状況

部署名

指摘事項 講じた措置の内容

生活衛生課動物愛護ふれあいセンター

 

廃棄物政策課清掃施設整備室

本件は、保健所生活衛生課動物愛護ふれあいセンターにおいて、業務委託に関する契約書に柏市長印が押印されていなかった事案、及び環境部廃棄物政策課清掃施設整備室において、業務委託に関する契約書の日付が空欄になっていた事案である。
契約書を作成する場合は、市長等と契約の相手方の双方が契約書に記名押印した時に契約が成立することから、契約書には市長等と相手方の双方が実際に記名押印した日付を記載することになっている(地方自治法第234条第5項、文書事務ハンドブック契約文書編第3章15)。
動物愛護ふれあいセンターに確認したところ、相手方が保有する契約書にも柏市長印が押印されていなかったということであった。また、清掃施設整備室に確認したところ、相手方の保有する契約書には日付の記入があったものの、公印使用日と異なる日付となっており、訂正が必要とのことであった。
両事案とも担当者の確認不足により押印及び契約日の日付記入漏れが発生したということであるが、契約者双方の記名押印及び日付は契約書において極めて重要な事項であり、契約の成立及び委託期間が不明瞭であり、事務の適正を欠いており遺憾である。

本指摘対象部署においては、再発防止に向け、組織として適正な契約事務を行うため、関連する法令等や事務処理マニュアルを常に確認し、職員への事務指導や確認体制の構築を徹底されたい。
なお、契約事務については、上記指摘事項以外にも不適切な処理が多数見受けられたところである(「【注意事項】(1) 契約関係事務の不適切な処理について」参照)。
他部署においてもこれらの事例を教訓とし、見積り合わせの書類のチェックを確実に行うとともに、契約に当たっては最終的な契約の締結まで複数人で事務処理を確認するなど、適正な事務執行に留意されたい。

(令和4年3月1日公表)

  • 生活衛生課動物愛護ふれあいセンター

今般の監査指摘を受け、問題点として契約事務において最も基本的な事項であるにも関わらず、不備を見落としたまま、監査の指摘を受けるまで、担当者の確認不備な点を誰も発見できなかったという点で、事務処理の過程において、通常一担当者の処理に任されている部分でチェックがまったく働くことなく、現状まで至ってしまったことである。
このため、課内ルールとして、各案件の契約担当者は契約事務処理マニュアルを再確認したうえ、最終的な契約書の取り交わし前又は契約文書の発送の際に、担当リーダー以上又はセンター所長に、当該契約事務の不備は無いところで、契約文書の取り交わし又は発送を行う旨を確認することとした。
また、当センターでは、年度当初の契約案件が多いことから、年度当初の契約事務システムの設定確認の際に、庶務担当者の発信をもって、センター内一斉に設定確認と、契約処理の不備が無いかの再確認を行うこととする。
 

  • 廃棄物政策課清掃施設整備室

契約事務の誤り防止のため、担当者のチェックに加え、担当リーダー以上が確認することとした。
また、今後も同様の事例が発生することの無いよう、契約事務の手引きや文書事務ハンドブック契約文書編をもとにチェックリストを作成し、事務処理を行うよう徹底していく。

財政の措置状況
部署名 指摘事項 講じた措置の内容
契約課

契約事務を所管する財政部契約課においては、契約手続について改めて全庁に周知を行い、各部署が適正な契約事務を実施できるよう指導されたい。

(令和4年3月1日公表)

全庁掲示板において、指摘事項に係る契約手続に適正を欠く事例について、対応方法及び法的な根拠を解説し、周知を図った。今後も引き続き、契約事務適正化研修や工事担当者会議において、適正な契約手続について指導を行っていく。

お問い合わせ先

所属課室:監査事務局 

柏市柏5丁目10番1号(本庁舎4階)

電話番号:04-7167-1179

ファックス番号:04-7163-3728

お問い合わせフォーム

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