監査結果に基づく措置状況（平成26年度財政援助団体等監査）（2）

指定管理業務に要した経費のうち、本来であれば業務の請負に係る経費に区分すべき「再委託業者に支出した駐輪場管理業務に係る委託料」を「施設管理人件費」としていた。
取扱いの大きく異なる両者を混同して計上することは、会計経理上著しく適正を欠くものと言わざるを得ない。

平成25年度の指定管理業務に関する経費の額については、指定管理者から主管課に提出のあった平成25年度年次報告書の「管理業務に要した経費の収支状況」に明示されているが、その一部を抜粋すると次のとおりである。
（表略）

上表によると、平成25年度の「施設管理人件費」として、指定管理者が直接雇用する統括場長及び各地区場長に係る「直接人件費（契約・パート）」7,693,806円と並んで、「人件費（シルバー人材センター）」として18,846,677円が計上されている。
しかしながら、14ページにも掲げたとおり、（公社）柏市シルバー人材センターの行う駐輪場管理業務は、事前に業務を行わせることについて本市の承認を得た上で締結された請負契約により行われており、直接雇用に係る人件費とは厳密に区分されるべきものである。

（平成27年6月3日公表）

監査後、平成25年度年次報告書の「管理業務に要した経費の収支状況」の記載を修正した。
現在では、再委託業者に支出した駐輪場管理業務に係る「委託費」と指定管理者が直接雇用する統括場長及び各地区場長に係る「直接人件費（契約・パート）」を区分して記載している。
以後、指定管理者から提出される年次報告書についても、同様の記載とするよう指示した。

平成25年度の指定管理業務が、基本協定書、管理業務仕様書及び事業計画書に定めるとおりに行われているかを検証したところ、次に掲げるとおり、当該協定書等に違背しているものが見られた。

• 自主事業に係る収入及び支出の取扱いについて

指定管理者は、指定駐輪場の設置目的に合致し、かつ、管理業務の実施を妨げない限度において、自己の費用と責任とにより、あらかじめ本市の承認を得た上で自主事業を実施することができるとされている。（基本協定書第20条第1項、第2項）
平成25年度は、北柏駅南口第一駐輪場におけるレンタサイクル事業の実施、南柏駅東口第一駐輪場及び北柏駅南口第一駐輪場における災害対応型飲料自動販売機の設置を前年度から継続して行っている。
当該自主事業に係る会計については、基本協定書第20条第4項で「自主事業に係る会計は、管理業務に係る会計及び利用料金に係る会計に含めてはならない。」とされている。
ところが、平成25年度年次報告書の「管理業務に要した経費の収支状況」を確認したところ、収入支出ともに指定管理業務に係る会計及び利用料金に係る会計に含まれ、これらと一体的な経理が行われていた。

（平成27年6月3日公表）

監査後、収入支出ともに指定管理業務に係る会計及び利用料金に係る会計と自主事業に係る会計は別会計とし、平成25年度年次報告書の「管理業務に要した経費の収支状況」の記載も明確に区別することとした。

平成25年度の指定管理業務が、基本協定書、管理業務仕様書及び事業計画書に定めるとおりに行われているかを検証したところ、次に掲げるとおり、当該協定書等に違背しているものが見られた。

• 再委託業者における個人情報の取扱いについて

指定管理者は、指定管理業務を通じて知りえた個人情報について、本市の書面による承認がない限り、第三者に取扱いの再委託又は下請けをさせることができないとされている。（基本協定書第23条第4項）
14ページにも記したとおり、指定管理者は指定管理業務の遂行に当たって一部業務の再委託を行っているが、これらの業者について、委託業務の履行に際して当該個人情報を取扱う可能性がないことから、本市の書面による承認は得ていないとのことであった。
しかし、人員配置上、指定管理者が直接雇用する職員がすべて退勤し、駐輪場管理業務を再委託された（公社）柏市シルバー人材センターが配置する職員のみが駐在している時間帯に利用者の住所、氏名等が記された申請書様式（「使用料返還申請書兼定期利用中止届出書」など）を受領する可能性は十分に考えられるところである。
したがって、主管課は協定書に基づく再委託業者による個人情報の取扱いについて所定の手続きを行う必要がある。

（平成27年6月3日公表）

平成27年度も再委託された（公社）柏市シルバー人材センターの職員が利用者の個人情報を取り扱う可能性があるため、基本協定書第23条4項に基づき、指定管理者に申請文書を提出させ、書面により承認することとする。

平成25年度の指定管理業務が、基本協定書、管理業務仕様書及び事業計画書に定めるとおりに行われているかを検証したところ、次に掲げるとおり、当該協定書等に違背しているものが見られた。

• 管理施設の修繕に係る本市の承認について

指定管理者は、管理施設の修繕を行おうとするときは、原則としてあらかじめ本市の承認を得なければならず、また、当該修繕が緊急を要し、あらかじめ本市の承認を得ることなく修繕を行ったときでも、当該修繕の終了後、これを速やかに本市に報告しなければならないとされている。（基本協定書第14条第2項、第3項）
平成25年度に指定管理者が行った管理施設の修繕について、当該規定に基づく承認又は報告が適切に行われているかどうかを確認したところ、一部の案件については事後に指定管理者から主管課に提出された修繕経過の報告内容を確認できたものの、大部分の案件については事前承認又は事後報告ともに行われていなかった。

（平成27年6月3日公表）

監査後、改めて基本協定書の内容を確認し、事前承認又は事後報告ともに漏れがないよう、文書で提出することとした。

平成25年度の指定管理業務が、基本協定書、管理業務仕様書及び事業計画書に定めるとおりに行われているかを検証したところ、次に掲げるとおり、当該協定書等に違背しているものが見られた。

• 備品等の取扱いについて

指定管理者は、指定管理業務の用に供するために本市が提供する備品及び消耗品（以下「備品等」という。）について、これを善良な管理者の注意をもって使用しなければならず、通常の使用において当該備品等の修繕が必要となった場合、これを自己の費用と責任とで行わなければならないとされている。（基本協定書第15条第1項、第4項）
また、自ら必要と認めて自己の費用と責任とで備品等を備えようとする場合、あらかじめ本市と協議してその承認を得なければならないとされている。（基本協定書第15条第2項、第3項）
指定管理業務におけるこれら備品等の取扱い状況を確認したところ、南柏駅東口第一駐輪場において使用に供されることとなっている本市の備品である冷蔵庫（1台）が、実際には長らく壊れていて使用に耐える状態ではなく、修繕又は廃棄等の手続きが行われないまま、倉庫に保管されていた。
また、当該冷蔵庫の代替とするため、指定管理者が新規に冷蔵庫を購入し、南柏駅東口第一駐輪場の管理室において使用している事実が確認できたものの、本市が貸与した冷蔵庫が壊れて使用できない状態であることを含め、当該事実に関する主管課への報告及び対応についての協議が全くなされていなかった。

（平成27年6月3日公表）

監査後、改めて基本協定書の内容を確認し、備品等の取り扱いに対して報告漏れを無くすように指示した。

また、主管課による立ち入り検査の中でも確認していくこととする。

平成25年度の指定管理業務が、基本協定書、管理業務仕様書及び事業計画書に定めるとおりに行われているかを検証したところ、次に掲げるとおり、当該協定書等に違背しているものが見られた。

• 加入した損害賠償責任保険等の補償内容の報告について

指定管理者は、指定管理業務の実施に当たって本市及び第三者に対する損害賠償義務等を履行するため、管理業務仕様書に定める損害賠償責任保険その他の保険にあらかじめ加入し、当該保険等の補償内容を本市に報告しなければならないとされている。（基本協定書第22条第1項、第3項）
平成25年度に指定管理者が加入した損害賠償責任保険等について確認したところ、おおむね管理業務仕様書に定めるところに沿って保険等に加入している旨を保険証券等により確認することができたが、当該保険等の補償内容に関する報告については、各年度の初めに口頭で加入の有無を連絡するのみで、保険証券等に明示された具体的な補償内容等まで立ち入っての報告は行われていなかった。

（平成27年6月3日公表）

平成27年度より、指定管理者は主管課に対して保険証等の保険等に加入している旨を確認できる書類を提出し、併せて補償内容等も報告することとした。

平成25年度の指定管理業務が、基本協定書、管理業務仕様書及び事業計画書に定めるとおりに行われているかを検証したところ、次に掲げるとおり、当該協定書等に違背しているものが見られた。

• 指定管理業務に従事する者の氏名、資格等の通知について

指定管理者は、指定管理業務に従事する者の氏名、資格等、また、当該指定管理業務の責任者となる者を選任した旨をあらかじめ書面により本市に通知しなければならないとされている。（基本協定書第26条第1項、第2項）
また、当該指定管理業務に携わる職員についての名簿を作成し、本市に提出すべきことが管理業務仕様書「第4　管理業務の細目」に定められているが、これらの通知又は名簿の本市への提出が行われていなかった。

（平成27年6月3日公表）

平成27年度より、事業計画書に指定管理業務の責任者となる者を選任した旨の通知文と同業務に携わる職員の氏名、資格等が記載された名簿を添付することとした。

平成25年度の指定管理業務が、基本協定書、管理業務仕様書及び事業計画書に定めるとおりに行われているかを検証したところ、次に掲げるとおり、当該協定書等に違背しているものが見られた。

• 内規を作成する場合の本市との事前の協議について

指定管理者は、指定管理業務を適正に遂行するに当たって必要な各種内規を作成する場合は、事前に本市と協議するものとされている。（管理業務仕様書「第4　管理業務の細目」の「2　管理業務を行う際の留意点等」）
指定管理者が実際に指定管理業務に活用している内規、規程、マニュアル類について提出を求めたところ、いずれについても主管課との協議をほとんど行わないままに策定されており、内容の変更に際しても主管課への報告が行われていなかった。

（平成27年6月3日公表）

平成27年度より、指定管理業務に係る内規、規定、マニュアル等については、事業計画書と併せて提出し、主管課と協議の上、運用することとする。

また、内容の変更があった場合には報告し、必要であれば協議するように指示した。

平成25年度の指定管理業務が、基本協定書、管理業務仕様書及び事業計画書に定めるとおりに行われているかを検証したところ、次に掲げるとおり、当該協定書等に違背しているものが見られた。

• 事業計画書と異なる業者への一部業務の再委託について

14ページにも記したとおり、指定管理業務のうち「集金業務（精算機・定期更新機）」については、指定管理者は「株式会社ニッケイトラスト（以下「ニ社」という。）」に再委託することが事業計画書で予定されていた。
当該業務は、利用者が精算機又は定期更新機に投入した現金、又は管理室内のレジスターに保管された現金を定期的に巡回して回収し、金融機関等で指定管理者の口座に入金するものである。平成25年中に履行された当該業務に係る指定管理者に対する請求書を確認したところ「柏市駐輪場集金・納付業務」に係る請求はすべてニ社の子会社である「株式会社ヒューネスト（以下「ヒ社」という。）」から提出されており、ニ社からの請求は見られなかった。
このことについて指定管理者に確認したところ、指定管理業務の開始に当たり、当初委託を予定していたニ社が集金された現金に係る動産保険に加入していなかったため、当該保険に加入しているヒ社を実際の再委託業者とするよう変更し、以来毎年度の委託契約をヒ社と締結していたものである。
ところが、指定管理業務開始以来本監査の実施に至るまでこのことを主管課に報告せず、事業計画書上はニ社を再委託予定業者とするように報告していたために、主管課も本監査の実施に至るまで当該事実を把握していなかった。

（平成27年6月3日公表）

監査後、改めて指定管理者に確認したところ、指摘事項のとおりであったことから、平成27年度事業計画書内ではヒ社と記載することとした。

案内用ホームページの作成、意見収集用メールアドレスの設置など、指定管理者選定時のプロポーザル資料以来、毎年度の事業計画書において実施をうたっていながら、指定管理業務の開始から5年が経過しようとしている監査実施時点においてもなお実現されていない取組みが見られた。

これら事業計画書等においては、利用者の要望を把握し、反映させていくための方策として、指定駐輪場に係る「意見用のメールアドレス」及び「駐輪場の案内を行うホームページ」を作成することが継続してうたわれてきている。
しかしながら、本監査の実施にあたりインターネット上の検索エンジンを複数用いて探査したが、該当すると思われるメールアドレス及びホームページは発見できなかった。
このことについて指定管理者に確認したところ、いずれも計画として構想していたことは間違いないものの、アクセスする利用者等の個人情報（氏名、住所、メールアドレス等）の取扱いに関して解決しなければならない課題が多く、いまだに実現できていない状態にあるとのことであった。
指定管理者選定時に構想として打ち出され、かつ、年度ごとの事業計画書においても実施がうたわれている施策であることから、実現に向けた努力を求めたい。

「平成25年度年次報告書」に記載された「管理業務に要した経費の収支状況（以下「収支状況」という。）」について、関係証ひょう（請求書、領収証書等）と突合検証を行ったところ、次に掲げるとおり、一部の支出が経費の積算から漏れてしまっているものなど、誤った処理が監査実施時点においてもそのまま放置されている事例が複数発見された。

1. 平成26年1月に利用者に返金した南柏駅東口第一・第二駐輪場に係る利用料金について、収支状況に記載された額が実際に返金を行った経理担当者が作成した「ご利用者様への返金対応明細」に記載された額よりも少なかったため確認を求めたところ、1件の計上漏れが判明した。
2. 平成25年8月分の水道代について、収支状況に記載された支出額が実際の請求書における支出額を足し合わせた額よりも少なかったため確認を求めたところ、1件の計上漏れが判明した。
3. 平成25年度中の通信運搬費について、収支状況に記載された支出額が個別の回線ごとの支出額を足し合わせた額よりも少なかったため確認を求めたところ、北柏駅南口第一駐輪場に設置した1回線（電話）に係る通信料金が1年分計上漏れとなっていることが判明した。

これらは、確認体制の不備が招いた誤りであるので、早急に是正するとともに、今後は内部統制が十分機能するような方策を検討されたい。

（平成27年6月3日公表）
1.2.3　監査後、計上漏れ部分については、平成25年度年次報告書の「管理業務に要した経費の収支状況」の記載を修正した。