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更新日2023年2月10日
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平成27年度に実施した定期監査の結果(平成27年12月10日公表(PDF:204KB)、平成28年3月14日公表(PDF:281KB))を受けて監査対象部局が講じた措置状況のあらましは、次のとおりとなっています。
(補足)次の各部局のリンクをクリックすると、それぞれの部局における措置状況の詳細をご覧いただけます。
部署名 |
指摘事項 | 講じた措置の内容 |
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資産管理課 | 使用済のコピー用紙の裏面を再利用紙として活用する場合、個人情報が記載された書類が混入することのないよう、平成26年度の定期監査で、資産管理課に対して今後は細心の注意を払うよう指摘したところである。 ところが、今回、再利用紙の管理状況を再度調査したところ、昨年と同様に、個人情報の記載があるものが保管箱に混入している状況が見られた。 平成26年度定期監査の指摘を受け、主管課においては、所属職員への周知や保管箱に注意を促す張り紙をするなどの対策を行っていることは確認できたものの、結果的に、その対策が十分に効果を発揮しているとは言えない。 個人情報が記載された紙が意図せず外部に渡った場合には重大な問題に発展しかねないことは、前回にも指摘したとおりであり、改善策が徹底されていない現状は不適切である。改めて、職場内で個人情報保護の重要性と適切な取扱いについて認識を共有し、再発することのないよう対策を講じられたい。 |
(平成28年6月1日公表) 次の措置を講じ、再発防止に努めている。 課職員への周知徹底 裏紙の確認方法の見直し |
部署名 |
指摘事項 | 講じた措置の内容 |
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秘書広報課 | 秘書広報課では、財務規則第70条の規定により、1か月分の市長交際費等を資金前渡により支出し、指定金融機関への預金の方法で保管している。 今回、前渡資金の保管状況について現地調査を行ったところ、預金通帳と通帳印が同じ場所に保管されていた。言うまでもなく、通帳と印鑑は別々の場所で厳重に保管すべきものであり、課内の金庫での保管であるとしても、万が一のことを考慮すれば適正な保管方法とは言えない。 このような状況は、平成26年度定期監査においても確認され、管理方法に不備があるとして注意したところであるが、改善が図られていない。 今後は、組織として適正な事務の執行に対する意識を高めるとともに、前渡資金の管理については実効性のある万全の体制を整えられたい。 |
(平成28年6月1日公表) 印鑑の保管場所を変更した。 |
部署名 |
指摘事項 | 講じた措置の内容 |
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地域支援課田中近隣センター 地域支援課増尾近隣センター 地域支援課高田近隣センター 秘書広報課 |
パソコンのパスワード設定については、容易に推測できるパスワードの使用はセキュリティ不備にあたるとして、こうした状況が見られるたびに改善するよう注意、指導してきたところである。今回、秘書広報課及び近隣センター3館を抽出して調査したところ、依然として、推測容易なパスワードを使用していることが確認された。特に、秘書広報課については、平成26年度の定期監査において注意、指導したところであるが、徹底されていない状況であった。 パスワードの設定などのセキュリティ対策は必須であり、こうした不備が繰り返し散見される状況は、危機管理に対する意識が希薄であると言わざるを得ない。今後、確認された部署においては、早急に改めるとともに、調査対象とならなかった他の部署においても、情報セキュリティポリシー等を遵守し、管理の適正化を徹底されたい。 |
(平成28年6月1日公表) 地域支援課田中近隣センター 地域支援課増尾近隣センター 地域支援課高田近隣センター 秘書広報課 |
部署名 |
指摘事項 | 講じた措置の内容 |
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保健福祉総務課 生活支援課 |
市では、昨今の個人情報漏えい事件の発生を受け、インターネットに接続できるパソコン(情報パソコン)には個人情報を含むファイルを保存しないこととし、保存する場合は暗号化(パスワード設定)を必須条件として、住民情報等重要情報の流出防止を図っている。 今回、保健福祉総務課及び生活支援課の情報パソコンの状況を確認したところ、庁内全体で共有できる電子フォルダ(庁内LAN)に、暗号化していない個人情報を含む電子文書を保管し、担当職員以外の職員が自由に閲覧できる状態となっており、インターネット経由で外部へ流出する危険性を有していた。 このような状況は、平成26年度定期監査において注意、指導したところであるが、全く改善が図られていない。今後は、情報セキュリティ対策の重要性を認識し、適切な取扱いを徹底されたい。 |
(平成28年2月26日公表) 保健福祉総務課 1.庁内共有に個人情報は保存しないこと。 2.課のマイドキュメントに保存する場合も、パスワードを付すなど適切な対応をすること。 3.人事異動時の引継ぎ時に徹底すること。
生活支援課 |
部署名 |
指摘事項 | 講じた措置の内容 |
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障害福祉課障害者相談支援室 |
障害者相談支援室では、障害者等が自立した日常生活及び社会生活を行うことの支援に対する促進を図り、もって障害者等の福祉の増進に資することを目的として、地域活動支援センター経営事業を行う者に対し、地域活動支援センター事業補助金を交付している。 平成27年度の当該補助金交付事務に係る関係書類を調査したところ、交付決定額の算出に当たり千円未満の金額を切り捨てて支出していることが判明した。これは、補助金申請時に使用する様式に誤って「千円未満切捨」と表記したことによるものである。 補助金の額については、交付要綱第4条に基づいて算出されることとなるが、単位未満の端数金額の処理については規定されておらず、結果的に交付決定額が本来交付すべき額と相違する状況となっている。 補助金の交付に当たっては、交付要綱に基づく適正な金額での支出となるよう必要な措置をとるとともに、今後は交付要綱を遵守した事務処理を徹底されたい。 |
(平成28年2月26日公表) 柏市地域活動支援センター事業補助金は、要綱には千円未満の端数を切り捨てる旨を規定はしていなかったが、開始当初より内規扱いで、様式にその旨を明記する形で実質的に端数を切り捨てた金額で交付していた。平成27年度定期監査における指摘事項を受け財政課と協議し、現行の運用に合わせ要綱を改正したとしても、補助対象者にとって新たな不利益は発生しないことから、要綱に千円未満の端数を切り捨てる旨を規定する形で要綱を改正し、平成27年度交付分から適用することとした。 |
部署名 | 指摘事項 | 講じた措置の内容 |
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生活衛生課動物愛護ふれあいセンター | 動物愛護ふれあいセンターでは、人と動物の共生の実現に資することを目的として、市内で飼い主のいない猫を適正に管理する活動を行う団体に対し、不妊去勢手術助成金を交付している。 平成27年度の当該助成金交付事務に係る関係書類を調査したところ、実績報告書の添付書類である動物病院の領収書について、宛名人を訂正したもの、宛名人の記載がないもの、対象事業に係る不妊去勢手術の内容の記載がないもの、領収者の印がないものなどの不備があるものが見られた。 当該領収書については、助成金交付要綱第9条により「助成金の交付の決定を受けた者を宛名人とするものであって、対象事業に係る不妊去勢手術の内容及び実施日並びに対象経費の金額の記載のあるものに限る。」と規定されていることからも、助成対象に該当するか否かの判断に当たり重要な書類であり、規定に則った事務処理が求められる。 また、助成金の交付決定文書に、決裁権者である所長の押印がなされていないものが見られた。事務決裁規程に定めるとおり、決裁は、その権限に属する事務の処理について、最終的に意思決定するものであり、その責任の所在を明確にするものであるから、決して軽視してはならないものである。 これらのことについては、平成26年度に実施した定期監査において注意事項として指導したにもかかわらず、改善されていなかったものであり、今後は、交付要綱や事務決裁規程を遵守した事務処理を徹底されたい。 |
(平成28年2月26日公表) 適正な助成金交付事務の徹底を図るため、助成金交付要綱や事務決裁規程を元に「猫の不妊去勢手術助成金交付事務に係るチェックリスト」を平成27年12月に作成した。作成にあたっては所内で検討会議を行い情報の共有を図った。 |
生活衛生課動物愛護ふれあいセンター | 動物愛護ふれあいセンターについては、平成26年度定期監査において職員に配備されているパソコンに推測が容易なパスワードを使用していたとして、セキュリティ不備の改善を求める注意、指導を行ったところである。 今回、パソコンの管理状況について再度確認した結果、昨年と同様に推測容易なパスワードを使用し、さらに、複数の職員が共有して業務に使用するパソコンに、当該パスワードを記載した付箋を貼付している状況であった。 パスワードの設定などのセキュリティ対策は必須であり、全く改善が図られていない現状は、危機管理に対する意識が希薄であると言わざるを得ない。早急に改めるとともに、今後は、情報セキュリティポリシー等を遵守し、管理の適正化を徹底されたい。 |
(平成28年2月26日公表) パスワードの管理は情報セキュリティの基本中の基本であることから平成27年10月に所内でミーティングを行い、柏市情報セキュリティポリシー(特に「対策基準3.5.4IDパスワード等の管理」について)を全員で確認し適正な情報管理の徹底を図った。 |
部署名 |
指摘事項 | 講じた措置の内容 |
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環境政策課 | 環境政策課では、エコステーションの整備の促進及びその健全な運営基盤の確立を図り、安定的かつ適切な需給構造の構築を図ることを目的として、エコステーションにおいて天然ガス充填設備の維持管理を行っている者に対して補助金を交付している。 平成27年度の当該補助金交付事務に係る関係書類を調査したところ、交付申請額が記載されていない補助金交付申請書を収受し、交付決定を行っていたことが判明した。 主管課の説明によると、補助金の額は交付要綱第4条第1項により対象経費の2分の1の額としているが、当該申請の添付書類から同条第2項に規定する限度額に達していることが確認できたため、申請書に交付申請額の記載がないことを見落としたまま交付決定してしまったとのことである。 同様の事例は、平成26年度定期監査において指摘したところであり、この指摘に対し環境政策課は「補助金の額に限らず、空欄部分があった場合は、その場で申請者に記載していただき、それでも記載ができない補助金交付申請書は受理しないことを徹底する。」旨の措置を講じたとしている。しかしながら、現在も改善が図られていない状況は、極めて不適切であると言わざるを得ない。 今後は、再発防止に向け、関係法令の遵守や確認体制の強化等に努め、補助金交付事務の適正化について実効性のある万全の体制を整えられたい。 |
(平成28年6月1日公表) 今回の誤りの原因の一つは、補助金申請手続きにおいて重要な項目である補助金申請額について、別紙に記入すれば済む様式になっていたことである。申請額記入欄に記載がなくても問題がないことになっていたため、チェック機能が働かず、結果的に指摘事項に及んでしまったものである。以上のことを踏まえ、次の改善策を講じることとした。1.申請書の様式について、申請額を必ず記載する様式に改める。 2.申請書の記載もれ及び添付書類の不備チェックを必ず行い、不備があった場合は受理しないことをルールとして運用する。 再発防止の為、この改善策を周知徹底するため、担当内でミーティングを行った。 |
部署名 |
指摘事項 | 講じた措置の内容 |
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(経済産業部) 農政課 子育て支援課 |
市では、昨今の個人情報漏えい事件の発生を受け、インターネットに接続できるパソコン(情報パソコン)には個人情報を含むファイルを保存しないこととし、保存する場合は暗号化(パスワード設定)を必須条件として、住民情報等重要情報の流出防止を図っている。 今回、農政課及び子育て支援課の情報パソコンの状況を確認したところ、庁内全体で共有できる電子フォルダ(庁内LAN)に、暗号化していない個人情報を含む電子文書を保管し、担当職員以外の職員が自由に閲覧できる状態となっており、インターネット経由で外部へ流出する危険性を有していた。 このような状況は、平成26年度定期監査において注意、指導したところであるが、全く改善が図られていない。今後は、情報セキュリティ対策の重要性を認識し、適切な取扱いを徹底されたい。 |
(平成28年6月1日公表) 農政課 子育て支援課 |
部署名 |
指摘事項 | 講じた措置の内容 |
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農業委員会事務局 | 農業委員会事務局では、農家台帳システムにおける住民記録等を用いたデータ更新を行うため「農家台帳システムホスト連携支援業務」委託契約を締結している。当該委託契約に係る関係書類を確認したところ、平成27年6月15日に契約が締結され、7月31日に工期が終了しているにもかかわらず、調査日である11月10日現在においても支出負担行為を始とする支出の手続きが何らなされていないことが判明した。 主管課の説明によると、債権者から請求書の提出がなかったことから支出の手続きを失念していたとのことである。 財務規則第63条別表3では、支出負担行為として整理する時期は、委託契約を締結するときとされ、同第67条で支出の命令は、予算執行者が支出命令票によりこれを決議し、関係書類を添付して会計管理者に送付することにより行われるものと規定されている。 今後は、関係法令を遵守し、適切な事務処理となるよう注意されたい。 |
(平成28年6月1日公表) 調査後の指摘により、請求書及び支出負担行為等の点検確認を行なった。これに基づき、債権者への再度催促を行い、11月17日に支出負担行為の起票・決裁を行った。 また、11月27日債権者よりの請求書を受理し、12月2日に支出命令票を起票し、決裁後会計課へ必要書類を整え提出処理を完了した。 |
部署名 |
指摘事項 | 講じた措置の内容 |
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生涯学習課 生涯学習課少年補導センター |
任意団体である柏市青少年健全育成推進連絡協議会及び柏市学校警察連絡協議会は、それぞれ生涯学習部生涯学習課、少年補導センターに事務局を置き、市職員が事務を取り扱っている。 当該事務局が保管する団体の現金の取扱い状況について現地調査を行ったところ、次のような状況が見られた。 両部署ともに、各団体の経費支出に当たり、市の担当職員が私費により立替払いを行っていた。 生涯学習課において、平成27年度の当該団体の収入支出に関する出納簿等の記帳を行っていなかった。 現金等の取扱いについては、任意団体の保管金であっても、市職員が担当業務として行う以上、公金と同様に厳正な取扱いが求められる。早急に改善を図るとともに、今後は、適正な現金管理となるよう、十分注意されたい。 |
(平成28年2月26日公表) 生涯学習課 生涯学習課少年補導センター |
部署名 |
指摘事項 | 講じた措置の内容 |
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スポーツ課 | スポーツ課の現金収納事務について調査したところ、休日に寄附金の収納があった場合、スポーツ課職員が現金を受け取るものの、その場で領収書を交付せず、直後の平日を待って沼南支所窓口サービス課に現金を持ち込み、窓口サービス課が発行する領収書を後日改めて納入者に交付するという事務処理を行っていた。 出納職員が現金等を直接収納したときは、財務規則第36条により「現金領収書を納入義務者に交付し、特別の事情がある場合を除くほか、当日又は翌日に現金振込書にその現金等及び領収済通知書を添えて指定金融機関等に払い込まなければならない。」と規定されている。 現金の取扱いについては、常に厳正な処理が求められることから、今後は出納職員としての職責の重要性を自覚し、財務規則を遵守した適正な事務処理となるよう改善されたい。 |
(平成28年2月26日公表) 今回、現金の直接収納事務に関し指摘を受けたことについて、課内でこれまでの事務処理について反省すると共に事務処理を見直し、財務規則に則った事務処理を行うことを再確認した。 |
部署名 |
指摘事項 | 講じた措置の内容 |
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学校保健課 | 学校保健課では、結核対策の一環として、集団検診終了後に結核高まん延国から編入した児童生徒に対し精密検査を実施するため、柏市児童生徒結核精密検査業務委託契約を締結している。 平成27年度の当該委託契約書を確認したところ、契約書に契約締結日の記載がなされていなかった。契約の締結については、地方自治法第234条第5項により「契約書を作成する場合には、契約の相手方とともに記名押印しなければ、当該契約は確定しない」と規定されていることから、契約締結日の記載は基本的な要件として必要なものであり、空欄のままということはあってはならない。 主管課の説明によると契約の相手方には日付の記載のある契約書を渡してあるが、市保管の契約書には日付が漏れてしまったとのことである。 同様の事例は、平成26年度に実施した定期監査においても確認されたため注意事項として指導したが、何ら改善されることがなかったものであり、適正を欠いているものと言わざるを得ない。 今後は、繰り返し同様の事例が発生することのないよう、複数人によるチェック体制をとるなど、適正な事務処理となるよう徹底されたい。 |
(平成28年6月1日公表) 契約書への契約締結日の記載について、以下の措置を行った。 |
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