監査結果に基づく措置状況（平成27年度定期監査）

（平成28年6月1日公表）

次の措置を講じ、再発防止に努めている。

課職員への周知徹底
「個人情報等の機密情報を含んだ書類は、再利用せず機密文書として廃棄すること」及び「裏紙を用いて作成した資料は、内部利用にとどめること」を、口頭、庁内LAN（課内掲示板）により改めて周知した。あわせて、再利用紙の保管箱等への周知文の掲示により、継続的な注意を促すこととした。

裏紙の確認方法の見直し
裏紙に個人情報等の機密情報が含まれていないことの確認を、3段階（回収、整理、使用の都度）にわたり複数の職員により行うこととした。

（平成28年6月1日公表）

地域支援課田中近隣センター

地域支援課増尾近隣センター

地域支援課高田近隣センター

秘書広報課

（平成28年6月1日公表）

地域支援課田中近隣センター
パスワードの設定はセキュリティ対策の基本である。平成28年3月に所内でミーティングを行い、柏市情報セキュリテイポリシーにのっとったパスワード設定を行うことを再確認し直ちに実施した。

地域支援課増尾近隣センター
当所属の情報パソコンは、年度当初にパスワードの確認をしていたところである。
ところが、当該パソコンは、平成27年7月下旬に機器トラブルにより新規機種に交換したところであり、その際にパスワード変更の確認を失念したことが原因であった。
当該パソコンのパスワードは、調査時に指摘を受けた時点で直ちにパスワード変更をしたところである。
今後、同様の事態が発生することがないよう、情報管理の関係綴りにパスワード設定確認票をつけて、定期的にチェックしていく措置を強化したところである。

地域支援課高田近隣センター
平成27年12月8日（火曜日）付けの定期監査現地調査において左記の指摘を受け、当日中にパスワードの変更措置を講じた。

秘書広報課
パスワードの設定を変更した

保健福祉総務課

生活支援課

（平成28年2月26日公表）

保健福祉総務課
指摘後直ちに、当該ファイルを削除した。今回の指摘は、他部署とのやり取りを必要とする作業の際、一時的に個人情報を含むファイルを庁内共有に保管し、放置してしまったことが原因であった。当該職員に厳重注意を行うとともに、個人情報の管理について課内で以下1～3のとおり周知徹底を行い、その後も適宜課内掲示板で注意喚起を継続的に行っているところである。

1.庁内共有に個人情報は保存しないこと。

2.課のマイドキュメントに保存する場合も、パスワードを付すなど適切な対応をすること。

3.人事異動時の引継ぎ時に徹底すること。

生活支援課
平成26年度監査後の注意・指導を受けて、直ちに該当ファイルを削除した上で所属職員には周知徹底を図ったところである。
今回の指摘については、一部の職員がパソコン入れ替えの際、一時的に個人情報を含むファイルを庁内LANに保管し、放置してしまったことが原因であると判明した。当該職員に対し厳重注意の上、ファイルを削除した。
今後は、このようなことが無いよう、所属職員に対して情報セキュリティ対策の重要性及び適切な取扱いを徹底させる。

障害福祉課障害者相談支援室

（平成28年2月26日公表）

柏市地域活動支援センター事業補助金は、要綱には千円未満の端数を切り捨てる旨を規定はしていなかったが、開始当初より内規扱いで、様式にその旨を明記する形で実質的に端数を切り捨てた金額で交付していた。平成27年度定期監査における指摘事項を受け財政課と協議し、現行の運用に合わせ要綱を改正したとしても、補助対象者にとって新たな不利益は発生しないことから、要綱に千円未満の端数を切り捨てる旨を規定する形で要綱を改正し、平成27年度交付分から適用することとした。

（平成28年2月26日公表）

適正な助成金交付事務の徹底を図るため、助成金交付要綱や事務決裁規程を元に「猫の不妊去勢手術助成金交付事務に係るチェックリスト」を平成27年12月に作成した。作成にあたっては所内で検討会議を行い情報の共有を図った。

（平成28年2月26日公表）

パスワードの管理は情報セキュリティの基本中の基本であることから平成27年10月に所内でミーティングを行い、柏市情報セキュリティポリシー（特に「対策基準3.5.4IDパスワード等の管理」について）を全員で確認し適正な情報管理の徹底を図った。

（平成28年6月1日公表）

1.申請書の様式について、申請額を必ず記載する様式に改める。

2.申請書の記載もれ及び添付書類の不備チェックを必ず行い、不備があった場合は受理しないことをルールとして運用する。

（経済産業部）

農政課
（こども部）

子育て支援課

（平成28年6月1日公表）

農政課
庁内LANへの保存されていた個人情報については、削除またはパスワード設定にて、既に情報漏えい対策を講じてた。今後は、課内において情報セキュリティ対策の講習等を行い、再発防止に努める。

子育て支援課
指摘後、直ちに当該ファイルを削除した。今回の指摘は、組織改編により分割された他部署に保管されていた文書を受け渡しするために一時的に個人情報を含むファイルを庁内共有に保管し、削除をしていなかったことが原因であった。
指摘後、庁内共有を速やかに点検・整理し、庁内共有には個人情報を保存しないこと及び、庁内共有の使用をルール化しその内容について、課内で周知徹底を行った。
また、課のマイドキュメントについても個人情報の保存は最小限とし、保存する場合はパスワードを設定し、フォルダ内の整理整頓に努める旨の周知徹底を行った。今後も継続的に個人情報の取り扱いとフォルダ内の適正な管理について注意喚起し、意識の向上をはかっていくところである。

（平成28年6月1日公表）

生涯学習課

生涯学習課少年補導センター

両部署ともに、各団体の経費支出に当たり、市の担当職員が私費により立替払いを行っていた。

生涯学習課において、平成27年度の当該団体の収入支出に関する出納簿等の記帳を行っていなかった。

（平成28年2月26日公表）

生涯学習課
立替払い分の経費について、各団体の経費から支出した。また、出納簿等の記載を直ちに行った。今回の指摘事項を基に、今後は担当内で各自自覚を持つと共にダブルチェックを行っていくことで、このようなことがないよう対応していく。

生涯学習課少年補導センター
私費での立替払いは、会費の納入済額が少ない4～6月に経費を支出する方法として採っていたものである。
今後は、経費の支出時期をなるべく7月以降にずらすと共に、会員に会費の早期納入を重ねて促すこととした。

（平成28年2月26日公表）

今回、現金の直接収納事務に関し指摘を受けたことについて、課内でこれまでの事務処理について反省すると共に事務処理を見直し、財務規則に則った事務処理を行うことを再確認した。
具体的には、休日に現金の収納があった場合、その場で領収書を交付し、翌日に現金振込書にその現金及び領収済通知書を添えて、指定金融機関に払い込む事務処理に改善した。
平成27年12月20日に現金収納の機会があったため、早速、その場で領収書を交付し、翌日に現金振込書にその現金及び領収済通知書を添えて、指定金融機関に払い込みを行った。

（平成28年6月1日公表）

契約書への契約締結日の記載について、以下の措置を行った。
担当の契約書綴に契約件名一覧表を用意し、同表に契約書の日付記名・押印に係るチェック欄を設けた。担当者及び担当リーダーの複数人による確認を行い、また、契約書（控）を綴る際に所属長の確認も受けることとし、再発防止を図っていく。