監査結果に基づく措置状況（平成26年度定期監査）

（平成27年6月3日公表）

現地調査後、同日中に次の措置を講じ、再発防止に努めている。

「個人情報を含んだ書類は、再利用せずに機密文書として廃棄すること」を、課内に改めて周知した。口頭伝達に加え、庁内LAN内の課内掲示板への投稿及び再利用紙の保管箱等への周知文の掲示により、継続的な注意を促すこととした。

再利用紙の保管箱の確認（個人情報が記載された書類の混入の有無）を、定期的（月2回程度）に行うこととした。

（平成27年6月3日公表）

指摘事項に基づき関係法令を遵守し、適正な事務処理を行うようにする。
具体的には、相手方によって契約書に記名押印がなされたか、複数の職員で確認を行うと共に、改めて職員に対して関係法令の遵守を徹底させる。

（地域づくり推進部）

地域支援課
（市民生活部）

市民課各出張所
（保健所）

総務企画課

生活衛生課

生活衛生課動物愛護ふれあいセンター

（平成27年6月3日公表）

地域支援課
公衆電話料金（アミュゼ柏）の回収業務については、これまでも、複数の出納職員により、料金の回収業務を行い、即日銀行に納金していたが、平成27年度からは現金取扱簿を作成し更に厳正な納金処理を行っている。

市民課各出張所
会計課と検討した結果、現金取扱簿の書式は平成27年4月から統一することを決め、出張所担当者会議において各出張所へ周知した。
また、現金の取扱いに関する内部のチェック体制については、各出張所で協議し、体制の強化を図るよう指導した。

総務企画課
現金取扱簿を第28号様式その2に改め、平成27年4月1日より、つり銭を含めた現金の残高を記している。

生活衛生課
現金取扱簿上の残額について
指摘のあった現金取扱簿上の残額の記載方法については、現実に現金を翌日まで保管しているため、当日の残額として現金取扱簿上記載することとした。現金取扱簿上の記載は、指摘のあった11月18日の翌日から実施した。

生活衛生課動物愛護ふれあいセンター
動物愛護ふれあいセンターにおける手数料等の収納は全て生活衛生課でとりまとめておこなっており、センターでは現金取扱簿を所有していなかった。しかし、一時的な現金の取扱いについても現金取扱簿による管理を行うべきとの指摘を受けたため、即日現金取扱簿を作成し運用を開始した。

（平成27年6月3日公表）

直ちに社会福祉協議会等と調整を行い、平成27年2月23日付柏保活469号において、補助金の変更交付決定を行った。
その後、平成27年3月31日付で柏市社会福祉協議会より実績報告書が提出されたことにより、精算手続きを進め、平成27年5月18日付で精算及び戻入手続きを完了した。
今後は、複数の担当による確認作業を徹底させ、適正な交付に努めていく

（平成27年6月3日公表）

平成26年12月19日、財政課と今後の処理方法、対応方法について相談したところ、行政課の助言もあり事業終了後精算とあわせ戻入することとした。
平成27年1月13日付け柏健地第819号において、（一社）柏歯科医師会へ交付決定額訂正を行った。
同会より、平成27年3月31日付けで補助金実績報告書が提出されたことにより、精算手続きを進め、平成27年5月8日精算及び戻入手続きが完了した。
今後は交付要綱を遵守し、適正化に努める所存である。

（平成28年2月26日公表）

高等職業訓練促進給付金の対象資格の拡大について、根拠法令である母子及び寡婦並びに父子福祉資金施行令が平成28年3月31日公布（平成28年4月1日施行）で一部改正予定である。詳細は以下のとおり。

1.支給対象期間2年間から3年間まで拡大

2.修業期間2年以上から1年以上に拡大

3.養成機関通学制から通信制も可

上記の法改正に加え、より多くのひとり親家庭の経済的自立を支援するために、平成28年4月1日より、養成機関において1年以上のカリキュラムを修業することが必要とされている全ての国家資格（約40種以上）を支給対象とすべく規則改正や広報等の準備を進めている。

（平成27年3月2日公表）

補助金交付申請の受付時に使用しているチェックリストに「空欄・間違い等がないか確認する」項目を作成した。
補助金の額に限らず、空欄部分があった場合は、その場で申請者に記載していただき、それでも記載ができない補助金交付申請書は受理しないことを徹底する。
また、再発防止の為、当該指摘事項の内容と措置について、担当内職員全員でミーティングを行い、周知を徹底する。交付申請書の仰裁時にはチェックリストを添付し、申請書内容チェックリストによるチェックが一致していることを確認することで記載漏れの受理をなくす。

（平成27年3月2日公表）

預金通帳と通帳印は、それぞれ鍵の掛かる別の場所に保管した。特に通帳印については、管理職の職員が管理することとしたが、団体の預金のやり取りが続く時期に一時的に、通帳、通帳印ともに同じ袖机に保管してしまった。
こうした事情から、今回の指摘を受け、さらに次のことを改善策として実行する。

1.担当者の意識向上
団体の預金の出し入れを事務局として行うことの意味等を再度、所属長から注意を促す。

2.管理体制の徹底

1.別々に保管している通帳、通帳印ともにそれぞれ使用簿を作成し、日時、使用者、返却の欄に記入する。

2.担当管理職（課長、副参事）は、使用簿を適宜確認し、使用があった場合、その通帳、通帳印が所定の場所に保管されていることを確認する。

（平成27年3月2日公表）

今回の指摘を受け、私物タブレットの業務利用について停止を行った。
なお、今後は、情報セキュリティポリシーである、個人の所有するパソコンの持込みは原則禁止とし、業務上必要な場合は情報セキュリティ管理者の承認を受けることとする原則のとおり運用するものとする。

任意団体である柏市学校警察連絡協議会は、協議会の規約に基づき生涯学習課少年補導センターに事務局を置き、市職員が事務を取り扱っている。
当該事務局の保管する団体の現金等の取扱い状況について現地調査を行ったところ、次のような状況が見られた。

ア預金通帳と通帳印とを同じ場所に保管し、施錠していない。また、担当職員が全ての会計処理を単独で行い、事務局内の決裁や確認がなされていない。

イ支出に当たって、概算金額を一括で引き出した上で必要の都度支払いを行うという事務処理をしており、かつ、出納簿の記帳もその都度行っていなかったため、現地調査時点における実際の現金・預金の有高と、帳簿上の収支残高との整合を確認することができなかった

このような不適切な取扱いは、組織全体として、出納事務を厳正・安全に行うことの意識が欠如していることに起因するものと言わざるを得ない。

現金等の取扱いについては、任意団体の保管金であっても、市職員が担当業務として行う以上、公金同様の取扱いが求められる。
上記の不整合については、速やかに原因を究明し是正するとともに、今後は、少人数の職員体制にあっても、相互牽制が機能するよう事務処理を見直し、現金取扱いの適正化を図られたい。

（平成27年6月3日公表）

1.預金通帳と通帳印は異なる場所に保管し、各々施錠することとした。

2.担当職員は処理1件毎に支出・収入帳票を作成し、管理職の決裁・確認を受ける予定である。

3.支出方法を、「概算金額を引き出して必要の都度」から「1件毎に確定金額を引き出して速やかに支払う」に改める予定である。

4.3の改定に伴い、現金の引き出し・一時保管・支払いを1件毎に出納簿に記帳する予定である。

（平成27年6月3日公表）

平成27年3月13日付けで指摘報告された左記の事項については、情報セキュリティポリシー等を再度確認のうえ、個人所有のパソコン等の持込をしないよう、各課員共通認識し改善した。