監査結果に基づく措置状況（平成25年度定期監査）

（平成26年2月24日公表）

当該業務の事業手法について、他手法との比較や現状での見直し可能性など、再検討を行いました。
従前は職員自らがパソコン（DTP)で編集作業を行っておりましたが、その当時はいわゆる「お知らせ広報」が中心であったため、それ程編集技術を要するものではありませんでした。しかし「つまらない」「読む気にならない」といった読者の反応や活字離れなど時代の変化に対応するとともに、積極的な情報発信が市の優先課題であることから、市では特集記事の充実など企画・デザインを重視した紙面へと転換を図ってまいりました。このため職員は企画や取材活動に時間を割く必要がある一方で、編集技術は高度化し、極めて専門性が求められております。
県内の状況でも、編集委託を行っている自治体が61パーセント（松戸市・流山市・千葉市・市川市など）、職員がDTPで編集している自治体は22パーセント（野田市・船橋市など）となっており、このうち柏市と同じ中核市である船橋市も、情報発信強化のため次年度から編集委託に変更すると聞いております。
現在の広報担当職員は「広報かしわ」だけでなくホームページや各種インターネットメディアへの対応、市のイメージアップを図る広報活動など、多岐にわたる業務に従事しており、作業時間のかかる当該業務への再従事は、広報活動全般の質・量の低下を招くものと考えられます。
以上再検討を行った結果、当該業務は引き続き民間業者への委託により行うことが必須であるとの結論に達しました。

地域支援課

高柳近隣センター

（平成26年9月2日公表）

平成26年度の契約を地方自治法施行令第167条の2第1項第1号の取扱とし、2者による見積り合わせにより委託業者を決定しました。
今後も当業務委託につきましては、複数の業者による見積り合わせにより業者を決定します。

（平成26年6月3日公表）

（平成26年2月24日公表）

出張命令権者の出張命令を受けず出張し、復命が1ヶ月以上遅れ、出張命令権者の確認印も無いまま旅費を支給していた。
指摘後すぐに、課内で再度出張命令簿の取扱いについて周知し、見直しを行った。また、各担当リーダーが担当の出張命令簿を随時確認する等の確認体制をとった。

（平成26年2月24日公表）

現在は、緊急時の生活保護費を定例支給日以外に現金支給する際、生活保護費支給明細書兼領収書への押印と現金の取り出しを課長又は副参事の管理職が確認した上で、担当ケースワーカーが被保護者に支給している。
なお、受取りに来なかった保護費については、今までどおり生活保護費支給明細書兼領収書と突合確認し、閉庁から翌開庁時迄会計課金庫に保管をお願いしている。

（平成26年6月3日公表）

減免可否の意思決定に係る起案文書の作成及び申請者への減免決定通知書による可否の通知については、平成25年度途中から改善した。
また、保健所条例施行規則第4条第1項第3号にて市長が「特に必要と認める者」と「別に定める割合」については、新たに内規（基準）を策定した。

（平成26年6月3日公表）

郵便料については、指摘の通りであるため、今後は協議会の会計から支出するものとする。

預金通帳と通帳印を同一場所に保管していた件については、鍵がかかる別の場所にそれぞれ保管することとした。

金額等の記入が無く通帳印だけ押してある預金払戻請求書については、すべて破棄した。
今後は支払いにあたって複数人で相互にチェックできる体制とし、支払い事務を行うこととする。

（平成26年6月3日公表）

事業計画書、事業報告書等の作成不備については、団体と協議を行い、作成することとする。

総会の開催についても、団体と協議し、活動方針の意見集約、事業計画の検討を総会の場で図ることとする。

（平成26年2月24日公表）

柏市畜産協議会について、市内畜産農業者が一丸となって家畜防疫の検討、実施をすることを目的に平成17年度に設立され、当時から市が事務局を担っております。
規約には通常総会及び臨時総会が規定されておりますが、当協議会の運営等に対し強力に反対する畜産農業者がいたことにより、総会が開催できない状況にありました。
しかし、平成25年4月に当該農業者が廃業したため、平成25年11月29日に臨時総会を開催し、事業計画、収支予算、収支決算等の議決の手続きを行いました。
今後は規約に則した、適正な協議会運営と事務処理を行うよう努めてまいります。

（平成27年7月1日公表）

現場の実状に応じて迅速に対応するため、平成26年度より、市と利根土地改良区が年度毎維持管理協定を締結し、市が維持管理費用の一部を負担し、当該土地改良区が事業を実施している。
この中では、当監査で指摘のあった点を踏まえた、事務の適切な執行に努められたい旨も伝えているところである。

（平成26年6月3日公表）

記載漏れの箇所については、直ちに記載を行った。
今後の旅費の支給事務においては、出張命令簿の記載及び出張命令権者による確認を併せて行うと同時に、稟議する際に複数人での点検等を行う、確認体制を整えている。

（平成26年6月3日公表）

公益社団法人柏市シルバー人材センターに対して、収納等に関する帳票類(納付書)における金額の訂正及びその他の記載の訂正は一切行わないよう指導した。

（平成26年6月3日公表）

緊急工事の特定の業者への発注に際して、財務規則第126条第1項の規定に基づき、予定価格を定めて発注するように周知徹底を図った。

（平成26年6月3日公表）

両団体の文書記号並びに番号については、平成26年度の市の文書管理表から削除する一方、各々に文書記号並びに番号を新たに設けて別管理としている。
協議会の規約については、年度上半期中に総会を開いて、会員市からの承認を取る予定。
同盟会の会長市の交代については、平成24年度の役員改選時期に合わせて柏市より提案したものの、構成市からの承諾をいただけなかった経緯がある。引き続き協議を続けていきたい。

（平成26年2月24日公表）

会計規程については、不納欠損処理を行うべき状況を明確に規定することで、現在行っている処理と規程の整合を図ることとしました。以下の内容にて、規程改正に向けて作業を行っています。

不納欠損処理を行うべき状況は

1.法令若しくは条例又は議会の議決によって債権を放棄したとき

2.時効等により債権が消滅したとき

3.民法（明治29年法律第89号）第173条の規定による消滅時効が完成した料金債権で、当該完成の日から3年を経過したとき

不納欠損処理を行った債権については、電子台帳の整備によって、個々の債権の管理をより正確に行えるよう事務を改善しました。
なお、不納欠損処理後相当年を経た債権等に係る債権の放棄については、関係各部署と協議を行い、対応について検討を進めていきます。

（平成26年6月3日公表）

平成26年3月における時間外勤務から、勤務内容について複数の職員によりチェックすることとし、確認体制を強化した。なお、指摘事項については、平成25年12月分給与の支給に併せて、過支給分を清算した。また、抽出月以外の月の時間外勤務についても再チェックを行い、すべて適正に処理されていたことを確認した。

（平成26年6月3日公表）

本件に係る契約については、これまで、当該区域が、国の業務実施区域と隣接していることから、業務の効率性や費用の削減を踏まえ、他者からの見積りを徴することなく、国の請負業者と同じ業者との間で、一者随意契約を締結してきたところです。
今般、監査委員からのご指摘を受け、市内の複数業者から、当該業務に係る参考見積りを徴したところ、結果としては、国の請負業者より、高い見積もり金額となりました。
これは、国の施行範囲（草刈面積）が広範囲に及ぶため、これと、同一業者に請負わせることにより、特に集草や運搬等に係る経費が相当安くなったためと考えられます。
今後は、他者の参考見積りを徴していくとともに、随意契約理由書について、上記内容の理由を追記する等、適切な表現内容に改めていきます。

（平成26年6月3日公表）

監査時に指摘された転記の誤記、集計誤りについては、他の部分を全て見直した上で、平成25年12月までに修正を行いました。
なお、平成26年1月から2月に実施しました臨時職員の個人面談時においても、毎月の勤務状況報告書提出の際には、必ず年次有給休暇取得日数を記載するよう周知しました。
データの入力ミスを防止するため、複数の担当で読み合わせをする等十分な確認作業を行ない、再発防止に努めます。

財務規則第143条第1項の規定により、予算執行者等は、契約を締結しようとするときは契約書を作成しなければならない（同第144条第1項の各号に定めるものを除く）。
普通地方公共団体が締結する契約においては、長又はその委任を受けた者が契約の相手方とともに記名押印を行わなければ、当該契約の内容は確定しないものとされている（地方自治法第234条第5項）から、本市が当事者となって締結する契約においても、緊急の必要によりやむを得ず追認条項（給付の開始に遡及して契約の効力を生ぜしめる旨の特約を付するもの）を設ける等の例外的な場合を除けば、原則として給付の開始までに契約書の作成を完了させ、確定した契約内容に基づき給付を受けられるようにしなければならない。
図書館が事務取扱いを担当して締結した契約のうち、財務規則第143条第1項の規定に基づいて契約書を作成したものについて、当該契約書の作成時期を公印使用検印（公印規程第8条により、契約書への記名押印等のために公印を使用しようとするときは、決裁文書（見積り合わせ結果報告など）に公印管理者の検印を受けなければならないこととされているため、当該契約書の作成時期を決裁文書に押された当該検印の日付により判断できる）により検証したところ、下記の3件の工事（修繕）請負契約において、公印使用検印の日付が契約日より大幅に遅れている事例が見受けられた。

（表略）

3件いずれにおいても、契約書に公印を押印するために公印管理者の検印を受けたのが工期開始後となっている（上記No.2及び3においては、契約に定められた工期末日からも大きく遅延している）が、契約書の完成による契約内容の確定を経ないまま給付が行われていたことになり、適正を欠いているものと言わざるを得ない。
今後は、財務規則上契約書の作成が必要となる契約に関する事務取扱いにおいては、直ちに契約の相手方とともに記名押印を行い、契約書の作成を完了されるよう留意されたい。

（平成26年6月3日公表）

全ての工事・修繕工事の契約、契約しようとする概算額が5万円以上の委託・物品・賃貸借の契約については、施行伺を作成し、見積もり合わせを行ない、業者決定後速やかに契約を締結、契約書を取り交わしてから請け書を受領し、その後業務を開始する等の手順を担当内で周知しました。
特に、財務規則上契約書の作成が必要となる契約に関する事務取扱いにおいては、直ちに契約の相手方とともに記名押印を行い、契約書の作成を完了するようにいたします。また、複数の担当で必ず書類の確認をするようにし、再発防止に努めます。

（平成26年6月3日公表）

市内小中学校62校の学校長名義の預金口座について調査を行い、就学援助費、特別支援教育就学奨励費その他の市から支出された経費を当該口座で管理する中で生じた預金利子を確認しました。
これらの預金利子の取扱いについて関係部署と協議した結果、市の歳入予算として組み入れることとしました。
現在、関係部署と該当の預金利子の受入れ手順を調整しているところであり、決定し次第、該当の小中学校に納入の依頼をします。
また、併せて、今後の再発防止策として、市から支出される経費を受け入れる学校長名義の預金口座はすべて預金利子の発生しない決済用口座を用いることとし、口座の切替を行うよう各小中学校長に通知します。

（平成26年6月3日公表）

平成25年11月、所属長から課職員に対し、出張には公用車や公共交通機関を利用することを徹底するよう指導する文書を回覧、再発防止を講じた。

（平成26年2月24日公表）

1「平成25年度監査の結果に関する報告」の指摘事項をもとに、平成25年4月から8月分までの時間外勤務手当及び特殊勤務手当を再確認し、下記のとおり平成26年1月15日付けで対象職員に是正通知をしました。

2是正件数及び是正金額

1.是正件数
75件（内訳：追加支給42件、戻入33件）

2.追加支給
82,144円（平成26年2月給与で支給）

3.戻入34,017円（平成26年2月末納付期限）

3給与事務の確認体制について
再発防止のため、消防局の各課・室・署・分署の給与事務担当者を対象に、「交替制勤務職員の服務の手引き」の説明会を実施し、チェック体制の万全を図りました。
また、給与事務の電算化を推進するため、早期に勤務管理システム（平成26年度予算で計上済み）の導入を図っていくものです。

（平成26年6月3日公表）

1.定期点検整備の実施状況調査結果を踏まえ、財政部局と協議を行い、定期点検整備が未実施の車両については、速やかに点検整備を実施し、適切な保守管理を徹底するよう各所属長へ通知した。あわせて、平成26年度の点検整備費の予算要求についても、漏れの無く措置するよう通知した。

2.定期点検整備の実施状況調査は、今後も継続して実施していく。

3.市は、本来率先して法令順守する立場にあることから、平成26年度からは、全ての庁用自動車が確実に定期点検整備を実施し、適切な保守管理を徹底するよう庁内に周知するほか、定期点検整備の実施の有無を確認できるシステムの構築を検討していく。

庁用車は、業務上の必要性に応じて適切に配備されるとともに、効率的に運用されなければならない。そこで、平成24年度における稼働率の状況を調査した。
その結果、全体の稼働率は69パーセントであったが、稼働率が50パーセントに満たないものが全体の22パーセントあった。
この点について、近隣センターのように低い稼働率であっても配備が必要であるなど、稼働率の高低だけで一律に判断することはできないが、複数台が配備された部局において、年式が古いなどの理由で特定の庁用車の稼働率が低かったり、1台しか配備されていないにもかかわらず利用が少ないといった状況も見られることから、下表に挙げた部局においては、効率的な運用方法や配備の必要性を改めて検討されたい。

（表略）

（平成26年6月3日公表）

稼働率が低い庁用自動車については、これまでにも全ての所属が利用することが可能な共用車に所管換えし、有効活用を図ってきた経緯はある。今後、更なる有効活用を図るため、資産管理課に全ての車両を一元管理する担当を新設する等の組織の見直しも含め、先進市の事例等も研究しながら、庁用自動車の効率的な管理方法等を検討していく。

庁用車を安全に運行するためには、適切な維持管理及び運転者による安全管理が重要である。そこで、管理の状況について調査を行ったところ、以下の点において不備が見られた。

（表略）

いずれの事項も、維持管理及び安全管理の適切さを欠くものであることから、改善を図られたい。

（平成26年6月3日公表）

1.各所属長への安全運転の励行に係る通知時に、安全意識を高めるためにも、車両をいつもきれいな状態に保つよう努められたいことを、あわせて通知した。

2.自動車運転日誌等の記入については、不備の無いよう、記入方法及び運行前点検表・自動車運転日誌記入時の留意点等の「記入要領」も添付し、通知を行った。また、安全運転管理者等の各決裁者にも、決裁時の留意点等を通知した。