町会等における総会の開催

新型コロナウィルス感染拡大防止を鑑み、総会においても一堂に会しての開催が難しい状況となっております。

次の内容を総会等の開催の参考にしてください。

委任状の活用や書面議決の検討

感染防止に配慮をした総会の開催には、次のような方法が考えられます。

1. 開催規模を縮小（少人数、短時間）し、書面表決、委任状を活用する。
2. 書面のみでの開催（以下、書面表決の手順を参考にしてください）

なお、書面で行う場合は、総会資料の口頭での説明が難しい状況になりますので、会員の皆様へ配付する資料については、より分かりやすく作成をしていただきますようお願いいたします。

• 総会開催（書面議決）のお知らせ（ワード：17KB）
• 書面議決の結果について（ワード：15KB）

認可地縁団体（法人格を持つ町会等）の総会開催について

認可地縁団体（法人格を持つ町会等）については、地方自治法の規定により、年に一度必ず総会を開催しないとならないとされています。

感染防止に御配慮の上、開催の検討をお願いいたします。

なお、代表者、区域等の変更がある場合は、市へ届け出が必要となります。

• 認可地縁団体の告示事項（代表者の氏名及び住所）変更・規約変更

書面議決を行った場合の議事録(抄本）の見本は下記のとおりです。

• 議事録ひな形（書面議決）（ワード：26KB）
• 議事録ひな形（書面議決）（記入例）（ワード：30KB）

書面表決の手順

1. 総会開催の少なくとも5日前までに開催案内、総会資料（議案）書面表決書を会員に配付する。
2. 会員から「書面表決書」を〆切日までに提出してもらう。
3. 回収した書面表決書を集計する。
4. 会員に結果を報告する。（回覧、配付等）

関連ファイル

• 総会開催（書面議決）のお知らせ（ワード：17KB）
• 書面議決の結果について（ワード：15KB）
• 議事録ひな形（書面議決）（ワード：26KB）
• 議事録ひな形（書面議決）（記入例）（ワード：30KB）