公文書開示決定通知書の誤送付(令和6年10月21日発表)

防災安全課において、公文書開示決定通知書を誤って他の事業者へ送付する事案が発生しました。関係者の皆様には多大なる御迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

1 内容

代表取締役の氏名が記載された公文書開示決定通知書（以下、開示決定通知書）を送付した際に、誤って他の事業者へ送付したもの

2 経緯

9月6日(金曜日)　公文書開示請求のあった2社へ開示決定通知書を送付しました。

9月13日(金曜日)　開示決定した公文書の受領のため、事業所（以下「A社」）が本庁舎へ来庁した際、A社宛ての開示決定通知書とは別の封書で、別の事業者（以下、「B社」）の開示決定通知書が配達されていた旨の申し出があったため、その場で謝罪及び回収を行いました。
B社に確認したところ、B社宛の開示決定通知書は届いていなかったため、謝罪するとともに、B社宛ての開示決定通知書を速やかに送付しました。

3 原因

送付用封筒に宛先を印字する際、A社宛ての印字に失敗し、複数回プリントしたため、A社用の封筒が複数枚作成されました。
印字に失敗した封筒を破棄せずに封入作業を行った結果、誤ってA社宛の封筒にB社の開示決定通知書を封入してしまったものです。

4 再発防止策

封入作業時には複数担当者による確認（二重チェック）を徹底します。また封筒への宛先印刷時には必要な枚数のみ用意し、誤って印刷したものは即時に裁断処理を行うこととします。

本件に関するお問い合わせ先

柏市危機管理部防災安全課
電話：04-7167-1115
FAX：04-7163-2188