住民異動に係る届出書類1件の紛失について（令和3年10月7日発表）

市では、このたび柏駅前行政サービスセンターに令和3年9月25日（土曜日）に提出された住民異動に係る届出書類を1件（住民異動届及び確認票）紛失したことが判明しましたので、ご報告します。

このような事態が発生したことにつきまして、市民の皆様の信頼を損なうことになってしまい、大変申し訳ありませんでした。

1　経緯

届出書類については、届出のあった当日、柏駅前行政サービスセンターで内容の確認・入力を行い、確認票が出力されます。その後、柏駅前行政サービスセンターに提出された一週間分の届出書類と確認票を市民課に送付し、届出書類等のデータ取り込み作業を行っています。

今回、令和3年10月4日（月曜日）に柏駅前行政サービスセンターから市民課へ鍵付きトランクに入れて届出書類等が送られ、当日、市民課で届出書類等のデータ取り込み作業を行ったところ、柏駅前行政サービスセンターでの入力件数と市民課のデータ取り込み件数に相違があったことから、1件の紛失が判明したものです。

現在、柏駅前行政サービスセンター及び市民課の両部署において書類を探しておりますが、発見には至っておりません。住民異動の手続きについては、適正に処理がされており、届出書類等の事務所外への流出の可能性は低いものと考えております。今後も、引き続き発見に努めてまいります。

なお、届出をされたご本人様には、届出書類等を紛失した事実と経緯を10月6日（水曜日）に報告し、謝罪しております。

発生要因としては、書類枚数をその都度確認していなかったこと及びデータ取り込み機械の設置状況から市民課へ届出書類等を送る必要が生じていたこと等が要因として挙げられます。今後、作業工程等を早急に見直し、再発防止に努めてまいります。

柏市市民生活部市民課

電話　04-7167-1128
FAX　04-7160-1036