1 開催日時

令和元年11月28日（木曜日）午前10時から正午まで

2 開催場所

柏市柏五丁目10番1号

柏市役所別館1階 第1会議室

3 出席者

1．委員

廣田部会長、大野委員及び宮本委員

2．事務局

藤井行政課長、鵜飼統括リーダー、橋爪担当リーダー、坂田担当リーダー、前原主任、間舘主事及び吉澤主事

3．参考人

ア 住民基本台帳に関する事務について
市民生活部市民課 田中統括リーダー、伊藤担当リーダー及び櫻井主事
イ 個人住民税に関する事務について
財政部市民税課 佐藤統括リーダー及び佐藤担当リーダー
ウ システム及びセキュリティーについて
株式会社ディー・エス・ケイの職員2人

4 議題

1. 特定個人情報保護評価書（全項目評価書）に係る第三者点検について（第2回）

5 議事（要旨）

議題 1．特定個人情報保護評価書（全項目評価書）に係る第三者点検について（第2回）

事務局より概要説明を行い、市民課が入室し資料に基づき補足説明を行った。説明後、審議を行った。

主な質疑及び審議内容は次のとおり。

（大野委員）市民課の評価書50ページの4.のところでどのような体制で周知しているのか。また、研修の体制についてはどのようにしているのか。
（回答）最初に住基ネットを使う職員に対しては資料を配布し周知をはかっており、着任時は必ず研修を実施し、年6回は担当の勉強会の開催を計画している。
（宮本委員）ミスがあった場合、その内容は共有されているのか。
（回答）口頭での報告や文書供覧という形で担当内全員が共有する体制をとっている。
（大野委員）データの保存について、紙媒体のものがすでに廃棄されているにも関わらず、バックアップ用としてとったイメージデータが残されているのはリスクにあたるのではないか。
（廣田部会長）市民課のシステム面についてどのような用途でUSBを使用するのか。
（回答）1つ目は、住民記録システムと全国サーバーの住民基本台帳ネットワークシステムのデータが一致しているか確認するために使用している。2つ目は、転入等で新しい住所を決める際に、その住所が実際に建っている建物の住所と一致しているか確認するために使用している。
（廣田部会長）一般に使用しているパソコンに住民記録システム内の個人情報は入らないということでよいか。
（回答）そうである。個人情報が入っていない統計データのみ住民記録システムから取り出して、それを一般のパソコンに取り込み統計データとして使用している。
（大野委員）基本的には部署内でUSBを使用し、部署の外へ出ることはないということで良いか。
（回答）そうである。ただ、出張所等で使用している住民基本台帳システムのウイルスパターンの更新などがうまくいかなかった際に、その手続用のソフトをUSBに入れて所属長の決裁をもらったうえで出張所まで運ぶ。
（廣田部会長）特別なUSBであると前回伺ったが、一般のUSBは使用できないということか。
（回答）専用のUSBということである。端末についても使用できるものを制限している。
（宮本委員）USBは何本あるのか。
（回答）システムに差すことができるものは1本で、ほかに事務用としてレジに使用するものや番号発券機用のものもある。
（廣田部会長）昨今、USBを業務で使わないようにする流れがあるが。
（回答）個人情報を入れるわけではないが、分析のため統計データを入れるために使用している。
（廣田部会長）一般的なパソコンでUSBを差すこともなく、データを落とすこともないということ、さらに何重かのセキュリティーがかかっていると思われるので、その運用であれば問題ないのではないか。
（宮本委員）市民税課の評価書36ページ、アクセスログについて、年1回しか確認しないというのは少ないような気がする。
（廣田委員）何か自動的にアラートが出るようなものであれば確認しやすいのではないか。どのログかにもよるがウェブであれば必ずログを分析するソフトがある。おそらく特定のソフトを使用していると思われるので付随しているのではないか。うまくログを確認できる仕組みがあるとよい。
（廣田部会長）市民税課評価書35ページ、特定個人情報ファイル取り扱いのプロセスにおけるリスク対策で、目的外の入手が行われるリスクのところに、代理人の確認はどうしているのか。
（回答）代理人である場合には、住民票上同じ世帯にいる方で代理人の本人確認をして手続きを進めている。それ以外の方は委任状を出していただいて、委任状に書いてある本人であることの確認をさせていただいている。
（廣田部会長）市民税課評価書38ページ、ディー・エス・ケイと協定書をかわしているとの記載があるが、どのような内容なのか。
（回答）再委託先の実地検査の実施や、再委託先での管理者及び従事者の名簿の保管等である。通常の契約書を補完するような内容である。

以上、今回の審議結果を踏まえて、答申を作成することとなり、その内容及び時期については、会長一任となった。

6 傍聴人

0人

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