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更新日令和5(2023)年2月10日

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監査結果に基づく措置状況(平成25年度定期監査)

平成25年度に実施した定期監査の結果(平成25年12月12日公表(PDF:211KB)平成26年3月10日公表(PDF:519KB))を受けて監査対象部局が講じた措置状況のあらましは、次のとおりとなっています。
(補足)次の各部局のリンクをクリックすると、それぞれの部局における措置状況の詳細をご覧いただけます。

監査結果に基づいて措置を講じた部局(平成25年度定期監査)

地域づくり推進部の措置状況

部署名

指摘事項 講じた措置の内容
秘書広報課 秘書広報課では、広報担当が所管する市広報紙「広報かしわ」の編集及び発行に関する業務のうち、紙面のデザイン及びレイアウト等に関する一部編集業務について、プロポーザル方式により選定した専門的な知識を持つ特定の業者と毎年度一者随意契約を締結し、当該業者に委託して行わせることにより実施している。
当該業務については、全市的に厳しさを増す財政状況の中で、あえて優先的に専門業者への委託とするほどの特殊性を認められないことなどから、業務委託により外部業者に行わせることについて再考するよう、従前の監査等においても度々指摘してきたところであるが、今なお改善されていない。
今後は、監査委員が従前の監査等において行ってきた指摘についても十分に考慮しつつ、その実施手法のあり方について再検討されたい。

(平成26年2月24日公表)

当該業務の事業手法について、他手法との比較や現状での見直し可能性など、再検討を行いました。
従前は職員自らがパソコン(DTP)で編集作業を行っておりましたが、その当時はいわゆる「お知らせ広報」が中心であったため、それ程編集技術を要するものではありませんでした。しかし「つまらない」「読む気にならない」といった読者の反応や活字離れなど時代の変化に対応するとともに、積極的な情報発信が市の優先課題であることから、市では特集記事の充実など企画・デザインを重視した紙面へと転換を図ってまいりました。このため職員は企画や取材活動に時間を割く必要がある一方で、編集技術は高度化し、極めて専門性が求められております。
県内の状況でも、編集委託を行っている自治体が61パーセント(松戸市・流山市・千葉市・市川市など)、職員がDTPで編集している自治体は22パーセント(野田市・船橋市など)となっており、このうち柏市と同じ中核市である船橋市も、情報発信強化のため次年度から編集委託に変更すると聞いております。
現在の広報担当職員は「広報かしわ」だけでなくホームページや各種インターネットメディアへの対応、市のイメージアップを図る広報活動など、多岐にわたる業務に従事しており、作業時間のかかる当該業務への再従事は、広報活動全般の質・量の低下を招くものと考えられます。
以上再検討を行った結果、当該業務は引き続き民間業者への委託により行うことが必須であるとの結論に達しました。

 

部署名

指摘事項 講じた措置の内容

地域支援課

高柳近隣センター

高柳近隣センター(以下「センター」という。)では、センター内に設置されている昇降機(エレベーター)に係る定期的な保守点検業務について、当該業務を行う資格を有する業者と年度ごとに委託契約を締結している。
平成25年度の当該委託契約に係る関係書類を調査したところ、当該業務を地方自治法施行令第167条の2第1項第2号に規定する「その性質又は目的が競争入札に適しないもの」に該当するものと判断し、特定の業者を契約の相手方に指定して一者随意契約を締結していることが判明した。
センターが契約に際して作成した「一者随意契約理由書」によると、当該業者は昇降機を製造した業者の系列業者であり、自社製品について細部に渡り構造等を十分に熟知及び把握していること、かつ、昨年度以前の保守点検業務の実績において問題が生じていないことなどから、継続して当該業者と委託契約を締結することが昇降機の安全で正常な状態での稼働について最適であると判断したとのことであった。
しかし、本市の他の類似施設における同様の昇降機に係る保守点検業務において、委託業者の決定が指名競争入札又は複数業者による見積り合わせなど、競争性のある方法により行われていることを勘案する限り、先述の要因をもって直ちに「その性質又は目的が競争入札に適しないもの」と判断することについては、なお再考の余地があるものと考える。
今後の当該委託契約における契約の相手方の決定に際しては、複数業者による見積り合わせの導入など、競争性を保ちつつより経済的な委託契約となるよう、次年度以降の積極的な改善を望みたい。

(平成26年9月2日公表)

平成26年度の契約を地方自治法施行令第167条の2第1項第1号の取扱とし、2者による見積り合わせにより委託業者を決定しました。
今後も当業務委託につきましては、複数の業者による見積り合わせにより業者を決定します。

保健福祉部の措置状況

部署名

指摘事項 講じた措置の内容
保健福祉総務課 一般会計の予算で行う事業と、病院事業会計の予算で行う事業の両方に従事する職員5名の人件費について、3名は一般会計から、2名は病院事業会計から支出されている。
こうした会計処理は、事業の実態を財務会計に正しく反映しなくなることから、それぞれの会計の予算で行う事業の業務量に応じて、職員ごとに人件費を振り分けるなど、適正な会計処理となるよう関係部課とも協議の上、検討されたい。

(平成26年6月3日公表)

担当内部及び関係部課と検証・協議し、平成25年度決算から病院事業会計と一般会計間の負担配分を改めた。
病院事業会計の負担配分について、専従担当者分を2人から1名に減らし、総括し専決権をもつ者の専従割合分を理事0.1人、副参事0.2人とした。
その結果、負担配分は、病院事業会計分が1.3人、一般会計分が3.7人となり、事業実態が正しく反映されている形となった。
なお、この会計間の負担配分については、年度ごとに事業の実態を検証し、見直しを行う。

 

部署名

指摘事項 講じた措置の内容
障害福祉課 職員への出張旅費の支給状況を調査したところ、出張命令簿に出張命令権者(所属長)の出張命令を受けずに出張し、帰着後の復命も1か月以上遅延していたことに加え、その復命に対する出張命令権者の確認印がないままに旅費が支給されている事例が見られた。
本来、出張に当たっては、職員旅費支給条例第4条第4項の規定により、出張命令権者が出張命令を発し、出張命令簿に当該出張に関する事項を記載して行うこととされている。
こうした不備は、出張した職員だけでなく支払担当者及び出張命令権者も、適正な事務の執行に対する意識が希薄であったことに起因するものと考えられる。
今後は、適正な事務の執行に対する意識を高めるとともに、確認体制を整えるなど、十分に注意されたい。

(平成26年2月24日公表)

出張命令権者の出張命令を受けず出張し、復命が1ヶ月以上遅れ、出張命令権者の確認印も無いまま旅費を支給していた。
指摘後すぐに、課内で再度出張命令簿の取扱いについて周知し、見直しを行った。また、各担当リーダーが担当の出張命令簿を随時確認する等の確認体制をとった。

 

部署名

指摘事項 講じた措置の内容
生活支援課 生活保護費の支給については、口座振込の方法により行われているところであるが、緊急時のような特別な事例では窓口での現金支給も行われている。
今回、生活支援課窓口における現金の管理状況を調査したところ、定例支給日以外はケースワーカーが1人で対応していること、また、入出金を管理する帳簿も作成していないことなど、現金の取扱いに当たり相互牽制に不備が見られる状況となっていた。
他自治体における生活保護費の着服事件等の報道がなされるなど、現金の取扱いについては特に厳正な対応が求められていることから、複数の職員による現金の取扱いや、帳簿と現金の残高を毎日の業務終了後に照合するなど、内部統制の充実に向け改善されたい。

(平成26年2月24日公表)

現在は、緊急時の生活保護費を定例支給日以外に現金支給する際、生活保護費支給明細書兼領収書への押印と現金の取り出しを課長又は副参事の管理職が確認した上で、担当ケースワーカーが被保護者に支給している。
なお、受取りに来なかった保護費については、今までどおり生活保護費支給明細書兼領収書と突合確認し、閉庁から翌開庁時迄会計課金庫に保管をお願いしている。

保健所の措置状況

部署名

指摘事項 講じた措置の内容
衛生検査課 本市では、保健所条例第3条第1項及び保健衛生手数料条例第2条に定めるところにより、「衛生上の試験及び検査その他の業務に係る役務」や「保健衛生の事務」に対して手数料を徴収している。
また、当該手数料の減免については、保健所条例第3条第4項及び同施行規則第4条、並びに保健衛生手数料条例第4条及び同施行規則第3条にそれぞれ規定されている。
これらの規定によれば、市長は、減免の申請があったときは、その可否を決定し、その旨を減免決定通知書により当該申請をした者に通知するものとされている。
今回、衛生検査課における手数料減免の事務について調査したところ、減免可否についての意思決定行為である起案文書等の作成がされておらず、申請者に対して減免決定通知書による可否の通知が行われていなかった。また、減免対象者と減免割合については、保健所条例施行規則第4条第1項第1号及び第2号に規定されており、このほかに同第3号にて「市長が特に必要と認める者」については「別に定める割合」と規定されているが、これに対応する文書等の存在は確認できなかった。
減免可否の決定方法や減免決定の通知については早急に改善するとともに、減免割合については要領等により明確に定めるなど、法令等に則した適正な事務の執行に努められたい。

(平成26年6月3日公表)

減免可否の意思決定に係る起案文書の作成及び申請者への減免決定通知書による可否の通知については、平成25年度途中から改善した。
また、保健所条例施行規則第4条第1項第3号にて市長が「特に必要と認める者」と「別に定める割合」については、新たに内規(基準)を策定した。

環境部の措置状況

部署名

指摘事項 講じた措置の内容
環境保全課 柏市環境保全協議会(以下「協議会」という。)は、環境保全課に事務局を置き、3名の市職員が協議会の事務を取り扱っている。
協議会の事務執行状況について、関係書類を調査したところ、平成24年度決算書において、会議の開催通知や会費の納入依頼等の文書を発送する際、協議会の予算から支出すべき郵便料57,460円を市の予算から支出していたことが判明した。これは、明確に区分しなければならない市の会計と協議会の会計とを混同した、不適正な事務処理である。
また、協議会の預金通帳と通帳印とを同じ場所に保管していたこと、金額等の記入がなくあらかじめ通帳印だけ押してある金融機関の預金払戻請求書を保管していたことなど、預金等の管理方法の不備が見られた。
今後は、市と協議会との会計を明確に区分した適正な会計処理を行うとともに、預金等の管理体制については、相互牽制が機能するよう見直しを図られたい。

(平成26年6月3日公表)

郵便料については、指摘の通りであるため、今後は協議会の会計から支出するものとする。

預金通帳と通帳印を同一場所に保管していた件については、鍵がかかる別の場所にそれぞれ保管することとした。

金額等の記入が無く通帳印だけ押してある預金払戻請求書については、すべて破棄した。
今後は支払いにあたって複数人で相互にチェックできる体制とし、支払い事務を行うこととする。

環境保全課 柏市ストップ温暖化サポーター(以下「団体」という。)は、団体規約に基づき環境保全課に事務局を置き、2名の市職員が団体の事務を取り扱っている。
団体の事務執行状況について、関係書類を調査したところ、事業計画書、事業報告書、予算書及び決算書等の事業や財務に関する書類が作成されていないことが判明した。また、団体規約第7条の規定により「総会は、必要の都度開催するものとし、代表が召集する」こととされているが、設立以来一度も開催されていない状況となっている。
今後は、団体規約に則り、総会を開催し活動方針の意見集約を図るとともに、計画的な活動を行うためにも、事業や財務に関する書類を整備するなど、適切な事務処理となるよう改善されたい。

(平成26年6月3日公表)

事業計画書、事業報告書等の作成不備については、団体と協議を行い、作成することとする。

総会の開催についても、団体と協議し、活動方針の意見集約、事業計画の検討を総会の場で図ることとする。

経済産業部の措置状況

部署名

指摘事項 講じた措置の内容
農政課 柏市畜産協議会(以下「協議会」という。)は、市内畜産農業者5名により平成17年度に設立された団体であり、設立当初から市が事務局を担っている。
協議会規約によると、第9条に通常総会及び臨時総会が規定され、さらに第10条の規定により、「事業計画及び収支予算の決定及び変更、また、事業報告、収支決算及び余剰金の処分」については総会の議決を経なければならないこととされている。
しかしながら、協議会の関係書類を調査したところ、事業計画、収支予算、収支決算等の書類が作成されておらず、かつ、総会も開催されていない状況となっている。
今後も市が事務局を担うならば、規約に則した適切な事務処理となるよう改善されたい。

(平成26年2月24日公表)

柏市畜産協議会について、市内畜産農業者が一丸となって家畜防疫の検討、実施をすることを目的に平成17年度に設立され、当時から市が事務局を担っております。
規約には通常総会及び臨時総会が規定されておりますが、当協議会の運営等に対し強力に反対する畜産農業者がいたことにより、総会が開催できない状況にありました。
しかし、平成25年4月に当該農業者が廃業したため、平成25年11月29日に臨時総会を開催し、事業計画、収支予算、収支決算等の議決の手続きを行いました。
今後は規約に則した、適正な協議会運営と事務処理を行うよう努めてまいります。

農政課 農道砕石舗装工事は、利根土地改良区事務所からの要望により、柏市弁天下地先、柏市新利根地先における改良区内の道路が、一般車両の乗り入れにより損傷が激しくなったために整備を行った工事である。
この工事における契約関係書類を調査したところ、舗装工事が必要な区間を4分割し、それぞれ1,260,000円(その1)、1,050,000円(その2)、1,050,000円(その3)、787,500円(その4)で契約が締結されていた。
工事請負契約において、随意契約ができるのは財務規則第140条第1号の規定により130万円以下とされ、さらに主管課において随意契約(見積り合わせ)ができるのも、財務規則別表第2財務事務専決区分により同様に130万円以下とされており、130万円を超える契約の締結は原則として財政部契約課扱いの競争入札によることとなる。
この4件の舗装工事の施工区間の設定や契約金額を見る限り、この工事の契約に当たって主管課で契約できる金額の範囲内(それぞれ130万円以下)とするために、4件の工事に分割したのではないかとの疑念を拭い去ることができない。
主管課の説明によると、4地区および4業者に分ける理由として、利根土地改良区事務所からの要望により短期間(おおよそ1か月)での完成が必要とされていたということを挙げている。
そのような事情があったとしても、一般的には工事を分割することにより、一括で契約した場合よりも経費の増大を招くとされていることから、適正な事務処理とはいえない。
したがって、今後の契約に際しては、関係法令を遵守するとともに、経済性を十分考慮して行われたい。

(平成27年7月1日公表)

現場の実状に応じて迅速に対応するため、平成26年度より、市と利根土地改良区が年度毎維持管理協定を締結し、市が維持管理費用の一部を負担し、当該土地改良区が事業を実施している。
この中では、当監査で指摘のあった点を踏まえた、事務の適切な執行に努められたい旨も伝えているところである。

都市部の措置状況

部署名

指摘事項 講じた措置の内容
都市計画課 職員への出張旅費の支給状況を調査したところ、平成25年7月の職員の研修時の出張旅費について、出張命令簿に記載がない事例が見られた。
本来、出張命令は、職員旅費支給条例第4条第4項の規定により、出張命令簿に当該出張に関する事項を記載して行うこととされており、そのいとまがなく口頭で出張命令を発した場合でも、できるだけ速やかに出張命令簿への記載を行うものとされている。
しかし、当該事例は、主催者側からの研修案内通知文により、受講の有無の課内決裁をとり、旅費の概算払及び精算事務が行われていたが、その前提となる出張命令簿の記載及び出張命令権者による確認がなされていなかったものである。
同一の事例は、平成23年度の定期監査においても指摘しているところであるが、現在も改善が図られていない状況となっている。
こうした不備は、出張した職員だけでなく支払担当者及び出張命令権者も、適正な事務の執行に対する意識が希薄であったことに起因するものと考えられる。
今後は、再度適正な事務の執行に対する意識を高めるとともに、確認体制を整えるなど、十分に注意されたい。

(平成26年6月3日公表)

記載漏れの箇所については、直ちに記載を行った。
今後の旅費の支給事務においては、出張命令簿の記載及び出張命令権者による確認を併せて行うと同時に、稟議する際に複数人での点検等を行う、確認体制を整えている。

 

部署名

指摘事項 講じた措置の内容
公園管理課 公園管理課では、増尾城址総合公園内のバーベキュー広場の利用に係る公園施設使用料の徴収業務について、財務規則第52条第1項の規定により、同公園の管理業務一式を受託している「公益社団法人柏市シルバー人材センター(以下「センター」という。)」に委託して行わせている。
本監査において、使用料の徴収に当たってセンターの係員が財務規則第53条第2項の規定によって作成した現金払込書及び領収済通知書等を照査し、委託した一連の徴収業務が適正に行われているかを検証したところ、領収済通知書の一部に、当初記載した収納金額を二重線で抹消し金額を訂正しているなど、事務執行上適正を欠いていると言わざるを得ないものが複数見受けられた。
収納等に関する帳票類における金額の訂正は、財務規則第313条第2号で「納入又は納税の通知、現金の払込み、収入金の振替等に係る文書に記載した納付又は納入させる金額は、これを訂正しないこと」として明確に禁じられているところであり、本来であれば記載を誤った領収済通知書の使用を中止し、改めて正しい金額により作成した領収済通知書を使用すべきであったところである。
今後は、センターにおいて同様の不適正な事務処理が繰り返されることなく、委託した徴収業務が適正に実施されるよう、主管部署として十分な注意指導に努められたい。

(平成26年6月3日公表)

公益社団法人柏市シルバー人材センターに対して、収納等に関する帳票類(納付書)における金額の訂正及びその他の記載の訂正は一切行わないよう指導した。

公園管理課 工事及び修繕工事に係る請負契約のうち、緊急の必要により競争入札に付することができないときとして、特定の業者と随意契約を締結するもの(地方自治法施行令第167条の2第1項第5号。以下「緊急工事」という。)について、公園管理課では、平成24年12月に「柏市緊急工事・修繕工事運用基準(都市部公園管理課)(以下「運用基準」という。)」を策定しており、緊急工事に係る一連の契約事務については当該運用基準に準拠して行うこととしている。
このうち、緊急工事の特定の業者への発注に際しては、運用基準において「発注手続」の項で「緊急工事を発注しようとするときは、緊急工事施行伺兼緊急工事発注書(様式1)を起案し、所属長の決裁を得るものとする。」と定めている。
本監査では、公園管理課が所管する緊急工事について、「緊急工事施行伺兼緊急工事発注書(以下「発注書」という。)」の作成漏れはないか、また必要な記載事項は適切に網羅されているか、記載漏れや記載誤りはないか等、発注手続きが運用基準に準拠して適正に行われているかどうかを検証したところであるが、緊急工事に係る概算工事費について、発注書に記載欄が設けられているにもかかわらず、少額案件を中心にほとんどの案件で記載がなされておらず、空欄としたまま発注が行われていたことが判明した。
財務規則第141条は、一般競争入札に付する場合に、契約の対価となる費用の総額についてあらかじめ予定価格を定めなければならないとする同第126条第1項の規定について、原則として随意契約においても準用されることを定めている。
また、緊急工事においては、一連の契約事務が事後に行われる場合が多いことなどから、発注した業者が提示する価格により契約を締結することが、一般的な工事と比較しても多いことが考えられる。
今後は、可能なかぎり発注書においては概算工事費を主体的に明示し、一連の契約事務を財務規則及び運用基準に則して適正に執行することとされたい。

(平成26年6月3日公表)

緊急工事の特定の業者への発注に際して、財務規則第126条第1項の規定に基づき、予定価格を定めて発注するように周知徹底を図った。

土木部の措置状況

部署名

指摘事項 講じた措置の内容
交通政策課 交通政策課では、行政組織規則第5条に規定する分掌事務の「国、県等の道路整備事業に係る要望及び調整に関すること」の一環として、任意団体である関東国道協会千葉県地区協議会(以下「協議会」という。)及び千葉東葛間広域幹線道路建設促進期成同盟会(以下「同盟会」という。)の事務局を担っている。
当該事務局の保管する協議会及び同盟会の関係書類を調査したところ、これらの団体が発する文書に市の文書記号及び番号を用いている事例が見られた。
また、協議会については正式な規約がなく、市が協議会の事務局を担う明確な根拠が存在しないこと、同盟会については、市が会長市として20年以上もの長期間団体の事務局機能を担い続けてきていることが判明した。
今後は、市と両団体とにおける文書の混同について改善を図るとともに、協議会については会長市として、規約の制定に向けた働きかけをすること、また、同盟会については、会長市の交代を視野に、その執行体制の見直しについて協議を続けることなどに留意されたい。

(平成26年6月3日公表)

両団体の文書記号並びに番号については、平成26年度の市の文書管理表から削除する一方、各々に文書記号並びに番号を新たに設けて別管理としている。
協議会の規約については、年度上半期中に総会を開いて、会員市からの承認を取る予定。
同盟会の会長市の交代については、平成24年度の役員改選時期に合わせて柏市より提案したものの、構成市からの承諾をいただけなかった経緯がある。引き続き協議を続けていきたい。

水道部の措置状況
部署名 指摘事項 講じた措置の内容
総務課、給水課 水道料金の債権は、従来、公法上の債権とされ、地方自治法第236条第1項の規定により、消滅時効期間の5年を経過した後、不納欠損処理が行われていた。ところが、平成15年の最高裁決定により、水道料金は私法上の債権であるとされ、その消滅時効は民法第173条第1号の規定により、消滅時効期間は2年で債務者の時効の援用を要するという判断がなされたところである。
本市の水道料金については、水道事業会計規程第30条により、「法令若しくは条例又は議会の議決によって債権を放棄し、又は時効等により債権が消滅した場合において」不納欠損処理を行うと規定されている。
ところが、現在の処理方法は、時効による債権の消滅がない水道料金についても、公法上の債権である下水道使用料の消滅時効5年と合わせるために債権発生時から6年目の会計年度の末日に不納欠損処理を行っている。また、不納欠損処理を行った債権については別途管理しており、納入があった場合には雑収益として処理し、管理している債権額を減額するという方法をとっている。
しかし、債務者から時効の援用が行われる可能性は現実的には低いため、徴収できる可能性が著しく低い債権を長期に渡って管理し続けていくことは合理的ではない上、ともすれば不正の温床になりかねないと懸念されるところでもある。
今後の水道料金の不納欠損処理に当たっては、会計規程と現在の処理との整合を図るとともに、不納欠損処理後の管理方法の見直しを検討し、より効果的かつ効率的な運用を図られたい。

(平成26年2月24日公表)

会計規程については、不納欠損処理を行うべき状況を明確に規定することで、現在行っている処理と規程の整合を図ることとしました。以下の内容にて、規程改正に向けて作業を行っています。

不納欠損処理を行うべき状況は

1.法令若しくは条例又は議会の議決によって債権を放棄したとき

2.時効等により債権が消滅したとき

3.民法(明治29年法律第89号)第173条の規定による消滅時効が完成した料金債権で、当該完成の日から3年を経過したとき

不納欠損処理を行った債権については、電子台帳の整備によって、個々の債権の管理をより正確に行えるよう事務を改善しました。
なお、不納欠損処理後相当年を経た債権等に係る債権の放棄については、関係各部署と協議を行い、対応について検討を進めていきます。

選挙管理委員会事務局の措置状況

部署名

指摘事項 講じた措置の内容
選挙管理委員会事務局 監査対象期間のうち、抽出により平成25年4月、6月、7月及び9月分の職員の時間外勤務手当の支給状況について、人事主管課(総務部人事課)が保管する「時間外・休日勤務命令簿」を調査したところ、時間外勤務実施時間数から休憩時間数を差し引かなかったことによる時間外勤務手当の過支給が1件見られた。
時間外勤務に関する事務は整理担当者が行っていたが、担当者以外は確認をしていなかったため、誤りを発見できなかったものと考えられる。
これは、確認体制の不備が招いた誤りであるので早急に是正し、非抽出の月の時間外勤務時間数の集計についても再度確認されたい。

(平成26年6月3日公表)

平成26年3月における時間外勤務から、勤務内容について複数の職員によりチェックすることとし、確認体制を強化した。なお、指摘事項については、平成25年12月分給与の支給に併せて、過支給分を清算した。また、抽出月以外の月の時間外勤務についても再チェックを行い、すべて適正に処理されていたことを確認した。

教育委員会生涯学習部の措置状況

部署名

指摘事項 講じた措置の内容
スポーツ課 スポーツ課では、市民が気軽に親しむことのできる公共スポーツ施設を提供するため、利根川右岸堤防(布施)及び利根運河左岸堤防(船戸山高野~大青田)のそれぞれ一部区域について、当該区域を管理する国土交通省関東地方整備局(以下「国」という。)の占用許可を得てサイクリング道路として整備し、供用している。
当該占用許可に際しては、区域内の除草作業を占用者の責任で適切に行うことが国より許可条件として付されているため、同課では除草作業を業者への委託により行うべく、年度ごとに両区域で委託契約(以下「本件」という。)を締結している。
本件に係る契約関連書類を確認したところ、従前よりいずれの案件においても「競争入札に付することが不利と認められる(地方自治法施行令第167条の2第1項第6号)」ものと判断し、複数業者による競争を経ることなく、特定の一者を当初から相手方に指定して契約事務を行っていることが判明した。
同課が本件の施行伺に併せて作成した「随意契約理由書」によると、国が管理する堤防の除草業務については、管轄の河川事務所ごとに業者と委託契約を締結していることから、本市が占用する部分についても「除草を同時に施工してもらうことで、効率的な作業が期待できること、また人件費や芝刈り機等の費用を削減できる」として、複数業者による価格競争を介さず、国が委託契約を締結した当該業者との随意契約(一者随意契約)としたいとのことであった。
しかし、除草作業自体にさほどの特殊性を認められないこと、立地、施工区域の斜度その他の諸条件による見積価格の変動が予想されることなどを勘案するかぎり、本件においても、例えば複数の業者から参考見積りを徴し、その単位面積当たりの見積り単価を比べることなどにより、より経済的な契約条件とするために価格面での比較検討を行うことは十分可能であったものと考える。
本件における先述の「随意契約理由書」は、価格面におけるそのような比較検討を行うことなく一者随意契約とするのが相当であると判断しているが、これは「競争入札に付すことが不利と認め」うるだけの客観的な根拠を示さないまま、漫然と一者随意契約を決定しているとの印象を招きかねないものであり、適正を欠くものと判断せざるを得ない。今後は、誰によっても同様に判断しうるだけの客観性、合理性を備えた業者決定となるよう、手法面での一層の改善を望みたい。

(平成26年6月3日公表)

本件に係る契約については、これまで、当該区域が、国の業務実施区域と隣接していることから、業務の効率性や費用の削減を踏まえ、他者からの見積りを徴することなく、国の請負業者と同じ業者との間で、一者随意契約を締結してきたところです。
今般、監査委員からのご指摘を受け、市内の複数業者から、当該業務に係る参考見積りを徴したところ、結果としては、国の請負業者より、高い見積もり金額となりました。
これは、国の施行範囲(草刈面積)が広範囲に及ぶため、これと、同一業者に請負わせることにより、特に集草や運搬等に係る経費が相当安くなったためと考えられます。
今後は、他者の参考見積りを徴していくとともに、随意契約理由書について、上記内容の理由を追記する等、適切な表現内容に改めていきます。

 

部署名

指摘事項 講じた措置の内容
図書館 図書館では、本館及び市内に17館ある分館における図書資料の貸出し業務等を担当させるため、事務補助員として121名の臨時職員を任用しており(平成25年9月末日現在)、当該臨時職員に係る賃金は図書館の予算により月ごとに支出されている。
本監査においては、監査対象期間における臨時職員の勤務状況が正確に集計、把握されているか、また、当該賃金の支出に係る事務が適正に行われているかどうかを確認するため、臨時職員ごとに作成される「臨時職員勤務状況報告書」と「賃金・報酬等支給明細書」(支出伝票に添付)とについて、それぞれ一部(4月及び7月分)を抽出して突合したところである。
その結果、各月の「臨時職員勤務状況報告書」に記載された勤務時間数の「賃金・報酬等支給明細書」への転記が誤っていたり、月内の勤務時間の集計が誤っていたりしたために、本来の勤務状況に基づいて算出した額と異なって支出がなされている事例が多数発見された。
これらの誤りは、いずれも再度の確認によって容易に発見、修正が可能なものであり、組織によるチェック体制が確立していないものと判断せざるを得ない。
図書館業務が恒常的に繁忙であり、当該支給事務に関与しうる人員が不足している現状は理解できるが、今後は1円単位もゆるがせにできない正確性が要求される事務であるとの認識を持ち、誤りを未然に防止できるようなチェック体制を早期に確立されたい。
併せて、監査対象期間のうち突合を行わなかった月についても同様に再度確認を行い、必要であれば訂正など所要の措置を講じられたい。

(平成26年6月3日公表)

監査時に指摘された転記の誤記、集計誤りについては、他の部分を全て見直した上で、平成25年12月までに修正を行いました。
なお、平成26年1月から2月に実施しました臨時職員の個人面談時においても、毎月の勤務状況報告書提出の際には、必ず年次有給休暇取得日数を記載するよう周知しました。
データの入力ミスを防止するため、複数の担当で読み合わせをする等十分な確認作業を行ない、再発防止に努めます。

図書館

財務規則第143条第1項の規定により、予算執行者等は、契約を締結しようとするときは契約書を作成しなければならない(同第144条第1項の各号に定めるものを除く)。
普通地方公共団体が締結する契約においては、長又はその委任を受けた者が契約の相手方とともに記名押印を行わなければ、当該契約の内容は確定しないものとされている(地方自治法第234条第5項)から、本市が当事者となって締結する契約においても、緊急の必要によりやむを得ず追認条項(給付の開始に遡及して契約の効力を生ぜしめる旨の特約を付するもの)を設ける等の例外的な場合を除けば、原則として給付の開始までに契約書の作成を完了させ、確定した契約内容に基づき給付を受けられるようにしなければならない。
図書館が事務取扱いを担当して締結した契約のうち、財務規則第143条第1項の規定に基づいて契約書を作成したものについて、当該契約書の作成時期を公印使用検印(公印規程第8条により、契約書への記名押印等のために公印を使用しようとするときは、決裁文書(見積り合わせ結果報告など)に公印管理者の検印を受けなければならないこととされているため、当該契約書の作成時期を決裁文書に押された当該検印の日付により判断できる)により検証したところ、下記の3件の工事(修繕)請負契約において、公印使用検印の日付が契約日より大幅に遅れている事例が見受けられた。

(表略)

3件いずれにおいても、契約書に公印を押印するために公印管理者の検印を受けたのが工期開始後となっている(上記No.2及び3においては、契約に定められた工期末日からも大きく遅延している)が、契約書の完成による契約内容の確定を経ないまま給付が行われていたことになり、適正を欠いているものと言わざるを得ない。
今後は、財務規則上契約書の作成が必要となる契約に関する事務取扱いにおいては、直ちに契約の相手方とともに記名押印を行い、契約書の作成を完了されるよう留意されたい。

(平成26年6月3日公表)

全ての工事・修繕工事の契約、契約しようとする概算額が5万円以上の委託・物品・賃貸借の契約については、施行伺を作成し、見積もり合わせを行ない、業者決定後速やかに契約を締結、契約書を取り交わしてから請け書を受領し、その後業務を開始する等の手順を担当内で周知しました。
特に、財務規則上契約書の作成が必要となる契約に関する事務取扱いにおいては、直ちに契約の相手方とともに記名押印を行い、契約書の作成を完了するようにいたします。また、複数の担当で必ず書類の確認をするようにし、再発防止に努めます。

教育委員会学校教育部の措置状況

部署名

指摘事項 講じた措置の内容
学校教育課 本監査においては、各小中学校での現金預金の管理状況等について、抽出により4校(柏第一小学校、松葉第二小学校、高柳小学校及び柏第二中学校)の調査を行った。その結果、調査した4校ともに、学校長名義の預金口座に、付された預金利子がそのまま保管された状態となっていた。
この預金口座は、就学援助費や特別支援教育就学奨励費といった市から保護者に支給される扶助費を、校長が保護者から受領委任された場合において、一時的に保管する目的で使用しているものである。
学校長口座に保管された預金利子をどのように処理すべきかについては、明確な規定がないために各校ともに取扱いに苦慮していることが伺える。しかしながら、市から支給すべき公金について、学校長が保護者からの委任を受けて保管する預金に付されたものである以上は、少なくとも公金に準じた処理が求められるところである。
早急に全校の状況を確認するとともに、預金利子の処理方法等について検討を行った上で、適切な取扱いの周知を図られたい。

(平成26年6月3日公表)

市内小中学校62校の学校長名義の預金口座について調査を行い、就学援助費、特別支援教育就学奨励費その他の市から支出された経費を当該口座で管理する中で生じた預金利子を確認しました。
これらの預金利子の取扱いについて関係部署と協議した結果、市の歳入予算として組み入れることとしました。
現在、関係部署と該当の預金利子の受入れ手順を調整しているところであり、決定し次第、該当の小中学校に納入の依頼をします。
また、併せて、今後の再発防止策として、市から支出される経費を受け入れる学校長名義の預金口座はすべて預金利子の発生しない決済用口座を用いることとし、口座の切替を行うよう各小中学校長に通知します。

 

部署名

指摘事項 講じた措置の内容
学校施設課 学校施設課では、学校の耐震工事に使用する製品の製造工場に赴き、当該製品の品質検査を行っている。
今回、出張命令簿を確認したところ、当該検査の際に、公用車や公共の交通機関を利用せずに検査対象業者の営業車に同乗し往復しているケースが見られた。
これは、業者とのなれ合いのもとともなりかねない行為であるから、今後は、市の立場を認識し、誤解を招くことのないよう注意されたい。

(平成26年6月3日公表)

平成25年11月、所属長から課職員に対し、出張には公用車や公共交通機関を利用することを徹底するよう指導する文書を回覧、再発防止を講じた。

消防局の措置状況
部署名 指摘事項 講じた措置の内容
消防局 監査対象期間のうち、抽出により平成25年4月分及び7月分の職員の時間外勤務手当の支給状況について、人事主管課(消防局総務課)が保管する「時間外・休日勤務命令簿」を調査したところ、時間外勤務時間数の計算誤りや計算結果の転記誤り等による時間外勤務手当の過支給が15件、過少支給が30件見られた。
また、併せて特殊勤務手当の支給状況について、「特殊勤務命令簿兼報告書」を調査したところ、平成25年4月分及び7月分の特殊勤務手当のうち、夜間の業務に全く従事していないにもかかわらず夜間特殊業務手当が支給されている等の支給誤りが2件見られた。
これらは、確認体制の不備が招いた誤りであるので、早急に是正し、非抽出の月の時間外勤務時間数や夜間業務の従事回数について再度確認を行うとともに、今後は、複数によるチェックを行うなど万全の体制を整えられたい。

(平成26年2月24日公表)

1「平成25年度監査の結果に関する報告」の指摘事項をもとに、平成25年4月から8月分までの時間外勤務手当及び特殊勤務手当を再確認し、下記のとおり平成26年1月15日付けで対象職員に是正通知をしました。

(1)時間外勤務手当
確認月

過少

(件)

支給

(円)

過支給

(件)

戻入

(円)

4・7

(抽出)

24 50,785 15

18,664

5・6・8

(非抽出)

18 31,359 16 10,433
42 82,144 31 29,097
(2)特殊勤務手当
確認月

過少

(件)

支給

(円)

過支給

(件)

戻入

(円)

4・7

(抽出)

0 0 2

4,920

5・6・8

(非抽出)

0 0 0 0
0 0 2 4,920

2是正件数及び是正金額

1.是正件数
75件(内訳:追加支給42件、戻入33件)

2.追加支給
82,144円(平成26年2月給与で支給)

3.戻入34,017円(平成26年2月末納付期限)

3給与事務の確認体制について
再発防止のため、消防局の各課・室・署・分署の給与事務担当者を対象に、「交替制勤務職員の服務の手引き」の説明会を実施し、チェック体制の万全を図りました。
また、給与事務の電算化を推進するため、早期に勤務管理システム(平成26年度予算で計上済み)の導入を図っていくものです。

全部局にかかる措置状況

部署名

指摘事項 講じた措置の内容
全部局 道路運送車両法第48条において、一般的な自家用乗用自動車等は1年、自家用貨物自動車(ライトバン)等は6か月、乗車定員11人以上の自家用自動車(バス)等は3か月ごとの定期点検整備が義務付けられている。
そこで、庁用自動車(以下「庁用車」という。)のうち、トラックや消防車両、清掃収集車などの特定の用途に使用するもの以外を対象に、定期点検の実施状況を調査した。
その結果、実施率は43パーセントにとどまっており、また点検の実施期限を過ぎてから実施したものや、自家用貨物自動車の定期点検(6か月ごと)を1年と誤認し、車検(1年ごと)を受けることで定期点検も同時に実施したと誤解している部局が多く見られた。
これらは法令等に違反する行為であるので、行政組織規則にて庁用自動車の総括管理及び安全運転に関することを分掌事務とする資産管理課、水道部処務規程にて公用自動車の総括管理及び安全運転に関することを分掌事務とする総務課、消防局組織規則にて消防車両・消防機械器具等の整備及び維持管理の統括に関することを分掌事務とする警防課においては、定期点検の速やかな実施を図るとともに、点検漏れを防止するため、点検期日の管理を徹底する方策を講じられたい。

(平成26年6月3日公表)

1.定期点検整備の実施状況調査結果を踏まえ、財政部局と協議を行い、定期点検整備が未実施の車両については、速やかに点検整備を実施し、適切な保守管理を徹底するよう各所属長へ通知した。あわせて、平成26年度の点検整備費の予算要求についても、漏れの無く措置するよう通知した。

2.定期点検整備の実施状況調査は、今後も継続して実施していく。

3.市は、本来率先して法令順守する立場にあることから、平成26年度からは、全ての庁用自動車が確実に定期点検整備を実施し、適切な保守管理を徹底するよう庁内に周知するほか、定期点検整備の実施の有無を確認できるシステムの構築を検討していく。

全部局

庁用車は、業務上の必要性に応じて適切に配備されるとともに、効率的に運用されなければならない。そこで、平成24年度における稼働率の状況を調査した。
その結果、全体の稼働率は69パーセントであったが、稼働率が50パーセントに満たないものが全体の22パーセントあった。
この点について、近隣センターのように低い稼働率であっても配備が必要であるなど、稼働率の高低だけで一律に判断することはできないが、複数台が配備された部局において、年式が古いなどの理由で特定の庁用車の稼働率が低かったり、1台しか配備されていないにもかかわらず利用が少ないといった状況も見られることから、下表に挙げた部局においては、効率的な運用方法や配備の必要性を改めて検討されたい。

(表略)

(平成26年6月3日公表)

稼働率が低い庁用自動車については、これまでにも全ての所属が利用することが可能な共用車に所管換えし、有効活用を図ってきた経緯はある。今後、更なる有効活用を図るため、資産管理課に全ての車両を一元管理する担当を新設する等の組織の見直しも含め、先進市の事例等も研究しながら、庁用自動車の効率的な管理方法等を検討していく。

全部局

庁用車を安全に運行するためには、適切な維持管理及び運転者による安全管理が重要である。そこで、管理の状況について調査を行ったところ、以下の点において不備が見られた。

(表略)

いずれの事項も、維持管理及び安全管理の適切さを欠くものであることから、改善を図られたい。

(平成26年6月3日公表)

1.各所属長への安全運転の励行に係る通知時に、安全意識を高めるためにも、車両をいつもきれいな状態に保つよう努められたいことを、あわせて通知した。

2.自動車運転日誌等の記入については、不備の無いよう、記入方法及び運行前点検表・自動車運転日誌記入時の留意点等の「記入要領」も添付し、通知を行った。また、安全運転管理者等の各決裁者にも、決裁時の留意点等を通知した。

お問い合わせ先

所属課室:監査事務局 

柏市柏5丁目10番1号(本庁舎4階)

電話番号:

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