第9回町会等情報交換会

最終更新日 2019年3月1日

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「第9回 町会等情報交換会」の報告

 今年度は年間テーマを「楽しく町会等活動を行うために」と置き、役員を負担と思わずに楽しく活動を行うためにはどうしたらよいか、何を行なえば(行なわなければ)楽しく出来るかを主に、第9回は「町会運営のスマート化を目指して」をテーマに情報交換を行ないました。

全体

日時

平成31年1月31日(木曜日)午後2時から4時30分

場所

アミュゼ柏 プラザ

参加者

市内町会等役員 42名(含 事例発表者)

概要

事例紹介 「楽しく町会活動を行うために 町会運営のスマート化を目指して」

1)前回の情報交換会の討議概要(柏市地域協働を考える会 )
  1. 町会等役員の抱える大きな課題である「大きな負担感」「担い手不足」「上がらない加入率」について、その要因と対策を議論した結果、「町会長や町会運営の誰でも化」が話題となり、そのために事務局機能の充実、協力者や支援者との連携、参加者意識の向上、町会運営のIT化を進めることが重要である認識を得た。
  2. 今回は「町会長や町会運営の誰でも化」を目指し、更に具体的な内容を協議したい。
2)三俣町会の事例紹介【若者が集まる 誰でもいつでも町会運営(三俣町会会長 )
  1. 高齢化により、町会イベントの企画や準備の負担が大きい割には参加者が少なく行事が縮小し、町会に無関心な世帯が増えているため町会役員や地域員の確保が困難となっている。また町会費の使い道や町会業務が分かり難く、町会運営に手間と時間がかかっているのが実態。 
  2. 町会員の話を聞き、イベントの企画から実施まで有志に任せる「誰でもイベント企画」により、参加者が増え若者から年配者までが楽しんでいる。
  3. 町会員の中でパソコンを得意とする人を活かし、趣味で誰でも集まれる場所を提供することにより、町会業務に参加し、町会全体が活性化した。注意した点は、募集する際に「パソコンができる人」とすると応募しないので、「パソコンを触ったことがある人」と誘い文句を工夫した。
  4. 誰でもいつでも町会資料を見えるように、インターネット経由で閲覧可能とした。これにより役員が空き時間に町会運営が可能となり、業務負担が軽減され会合も減った。また班長や役員の引継ぎも簡単となり、役員全員でサポートできる体制となった。
3)北柏町会の事例紹介【事務局できたら、曇りのち晴れ】(北柏町会副会長)
  1. 地域活動の鉄則は、皆忙しいけど、やり続けることが大切。
  2. 役員の執行部は、何も分からない中でたくさんの町会業務をこなす必要があるが、本当にやるべき仕事に手がつかない状態である。班長は町会が何をやっているのか分からない中であれもこれもやらされる。事務仕事に追われっぱなしで、このままでは誰も町会は出来ない状況があった。
  3. 「事務局」を作ったら、役員は未経験者でも誰でもやれるようになってしまった。
  4. 事務局の仕事は、ふるさと会館管理業務、出納代行、書類管理、各部への通知、回覧・掲示板管理、IT 管理(データ化)となり、2人で分担している。実際の仕事は、ふるさと会館駐在中だけではなく、メールやインターネットで情報を得られるため、通勤途中や休日や空き時間で可能となり、効率的に業務を行うことができる。
  5. 事務局ができた結果、かつては時間に余裕のある高齢者で構成されていた町会執行部が、30歳代を中心に若返り、今まで以上の人数が集まり、ひとりひとりの負担が軽くなった。 
事例発表

グループディスカッション

(Aグループ 1000世帯以上)
1)各町会等の状況

  1. 課題は、役員の後継者不足や世帯数が多いこと、町会費や寄付金集金、ふるさと協議会の役割の負担増、行事の引継ぎ、個人情報の取り扱い、会議が多い、
  2. 負担軽減の対応策として、祭りの模擬店は外部委託(商店会など)、町会費の口座引き落とし、寄付金はその都度集金せず、町会より一括支払い等の工夫がなされている。また町会の仕事はボランティアなので、仕事を減らして時間をかけないようにしたいと考える。
  3. 運営のスムーズ化には有償の事務局がしっかり運営することが期待されるが、その資金を準備することは難しい。
  4. 世帯数の大小でメリットとデメリットがあると思うが、世帯数の多いAグループの町会のメリットとして、資金は潤沢にあるため、大きなことができるということが挙げられる。
  5. 篠籠田町会の町会入会案内パンフは素晴らしく、町会運営・活動のほぼ全てがわかる。
  6. 3世代で集まることができるようなイベントを開催したい。
  7. 事務局はあるけれど、1年で完璧に引継ぎができるほどは機能していない。
  8. 役員1年交代。うまく引き継げるようなノウハウがほしい。
  9. 業者を入れてお祭りをしようかと考えている。他の町会では業者を入れると町会としても負担が少なく、規模の大きいものができる。業者を入れたことでうまくいったと感じている。

2)スマート化について

  1. 町会のスマート化の意味が漠然としていて、いろんな意見が出たが、焦点が絞り難かった。
  2. 町会運営の「スマート化」という言葉に疑問。これまで、事例発表などでパソコンを使った運営をやっていて、素晴らしいとは思うが、パソコンを使えるようにならなければいけないと言われている気がする。町会活動というのはスマートでなくていい。顔と顔が見える活動であるべきと思う。
  3. 新規造成の住宅地へ入会の勧誘に行ったところ、ホームページがあれば入会しても良いとの回答があり、10万円ほどかけて早々に開設した町会もあった。
  4. 若い世代等に町会活動へ参加してもらうには、ただ会費を払ってもらうのではなく、そもそも町会というものに対する価値感を植え付けなければいけないと感じている。

3)各町会等の現状、印象

  1. 10年間町会長を務めているが、やはり町会によって性格は異なる。
  2. 町会の運営方法は世帯数によってかなり異なる。
  3. 酒井根町会では地の方が多いが、一方で小さなアパートも100棟ほどあり、両者の間では町会運営に対して温度差が生じてしまっているのが現実。
  4. 2000世帯近くなると町会の規模が大きすぎてしまい、運営する上での問題は多い。今後、体制を考え直していく必要があると感じている。
  5. 市のホームページはわかりづらい。町会の規約などの情報も一部掲載されているが、載せるのであれば網羅させるべき。

(Bグループ 700~1250世帯) 
1)各町会等の状況

  1. 課題は、住民の高齢化、役員の担い手不足、大きな役員の負担(会議多い、市やふる協からの配布依頼)、新旧住民の意識差があり、世代交代ができない状況がある。その一方、悩みが無い町会もあり、町会長の役員や会員への声掛けが功を成している。ポイントは、「多くの情報提供」と「人に任せる」「手書きの手紙」である。
  2. 役員については公募しており、1・2人しか来ないが大事にしている(あえて切実感を出して募集している)。
    また、町会を分ってもらうために情報を全戸配布したり、堅苦しくならないよう文章にちょっとした女性らしさを入れたりしている。
  3. 回覧については、あえて「女性・男性の方は見て下さい」と分けたりして目を引くようにしている。
  4. 町会・自治会の役員に女性の役員が少ないのは、男性が役員になると会社時代の管理体制を町会運営に持ち込み、女性が退いてしまったとの鋭い意見も出された。地域活動はもっと女性の役員や意見を多く取り入れた方が良い。
  5. 対応策として、副会長で業務分担、班長(組長)に町会の在り方や年間スケジュールを配布等を行っているが、資料を全戸配布とし理解を求めることやイベント時に若い人に声掛け、多世代が参加する企画、複数町会で合同企画や合同運営を働きかけることも重要。
  6. 新旧住民と集合住宅が混在する地域は、旧住民は変化を求めず、新住民は新しい企画を期待し、集合住宅は自分たちでできている認識で、バラバラでまとめ難い。
  7. 塚崎区から4つほど町会が独立したが、それぞれ自分たちで運営していけるというのは良い事だと思っている。
  8. 役員報酬は、2万円から2万4千円。時代的に報酬は担い手作りのきっかけとして必要だと思う。
  9. お手伝いや担い手などは、頼まないと来ないのは当たり前であり、その前の頼みやすい雰囲気をつくることが大切。
  10. 加入について大型マンションは本社へ、アパートは管理会社を直接交渉したこともある。

2)スマート化について

  1. ホームページ制作や運営(事務局)の手助けをしてくれるところ(団体)があると良いとの意見があった一方、地域のことは地域の人がやることが大切であり、NPO等の外部団体が手を出すことには抵抗があるとの意見もあった。
  2. スマート化の目的は、役員が働いていても運営できる体制をつくり、住民が地域に出るチャンスを増やすこと、誰にでも運営を頼める(任せる)環境をつくること。
  3. 紙とホームページの運用の実情は、既存のサービスはそのままに「LINE」を利用した。負担が増えることも考えられるが、普段のルーティーンに少し手を加えただけの感覚であり、手数を増やす以上に感謝されることなどの満足感を得られたことがモチベーションに繋がる。
  4. ホームページを町会ごとに作るのは大変だと思うので、スキルがなければ、町会で作ったワードなどの記事を、ふる協のホームページに載せてあげることも考えられる。
  5. 議事録や役員依頼状、加入案内状などのサンプル(様式)が入手できる環境になると更に良い。いずれ紙ベースでの運営は無くなっていくのだから、データ化は進めた方が良い。
  6. 事務局内の人間は不変で継続している。継続させるコツは、まずチームの雰囲気づくり。何かあったら、フォローすることを心がけている。あなたがいることが、重要なんだということをわからせている。
グループディスカッション1
(熱心なグループでの意見交換)

(Cグループ 500~700世帯) 
1)各町会等の状況

  1. 課題は、住民の高齢化、役員の担い手不足、町会等への無関心層の増加、世代間の疎遠化、行事の減少(運営者、参加者が集まらない)、アパート・マンションの増加、ごみ集積所が満杯等である。若い人は夫婦で働いており、町会に入会しない状況がある。集合住宅に外国の人が入ることが多くなってきた。そういう集合住宅に限って大家が遠方に住んでいるため対応に苦慮している、との意見も出された。
  2. 対応策として、副会長の増員や青少協、おやじの会、親子会などでつながりを持ち、時間をかけて役員になってもらう等の努力をし、子ども会への資金援助・助言も行っている。高齢化を意識した班編成見直しを行っている町会もあった。また,「アパートについては、市役所から加入を進めてもらっているので助かっている」との意見もあった。
  3. 「20年後に役員になってくれるように」と心がけて、長い目で見ながら活動への協力などを呼びかけている。
  4. 役員が体調不良などになっても、代役を立てることができず、町会長やその他の役員が兼務することもある。
  5. 昔から代々その土地に住んでいる方々と、移住されてきた方々を同じ町会内で取りまとめるのが大変。
  6. 組織としての新陳代謝が悪く、周りの人も「町会長はあの人に任せておけば大丈夫」という感覚になってしまう。
  7. 町会内の班編成をやり直すにあたって町会独自のアンケートを実施したが、だんだんと町会内の問題や課題が見えてきた。
  8. 外国籍の転居者に対する、町会加入を促す方法がわからない。
  9. 女性としての意見だが、男性は「~長」などの役職や肩書きがあると、比較的やる気をだして活動してくれる傾向がある気がする。

2)スマート化について

  1. 2つの町会はすでに進めており、会計や引継ぎ、回覧、広報活動に活用している。
  2. ホームページに、パスワードをかけて共有することも必要。
  3. パソコン上で、町会内の会計データなどを管理している。
  4. パソコンやインターネットを活用した町会運営の方法について、自分で頑張って勉強して取り入れたとしても、引き継ぐぎ相手がいないので継続性がないのが現実。
  5. 協働を考える会のホームページ上に希望があった、町会の専用ページを設置することを検討している。IDやパスワードがあれば閲覧できる範囲を制限することもできるので、今後の町会運営に有効活用できると思う。ホームページやクラウドを利用する方法は、どうしてもセキュリティ面が課題となるので、町会ごとに独自に立ち上げるのは現実的ではない。どれくらいの経費が必要となるかは、採算がとれるように今後精査していく。
  6. 地域支援課から提供された町会加入促進チラシのデータを活用して、オリジナルのチラシを新興住宅地を中心に配布しているが、効果があるかわからない。提供されたデータについてはパワーポイントで作られているため誰でも編集しやすくて大変ありがたい。
  7. 加入促進のチラシや広告、ホームページもだが、文章だけではなく写真やイラストを用いると見やすくなると思う。特に学校と関わる行事や子どもを対象としたイベントなどは子育て世代にもウケがいいだろう。
  8. 一方、町会加入案内では機会を見つけて直接会って話しかけ、案内書は町会活動が目で見てわかるよう写真を掲載していると、スマート化に頼らない意見も出た。町会業務がどんなにデータ化・スマート化していっても、「顔の見える関係」は大切。

3)広報紙

  1. 町会単位で発行している1地域と、ふるさと協議会が発行している2地域がある。町会単位の広報紙は、各部から選任された編集委員会が定期的に集まり編集するが無理をしないことを原則に継続している。600部で4千円位(カラー、紙代込)。完全版下で発注。
  2. 町会の活動を気づかせる手段として、写真を使うことは目で見て分かり易く有効。
  3. 町会で広報誌を作っているが、昔と比べると今は印刷代を安価なので中身さえ揃えるのに手間はかかるが、今でも有効な情報共有の手段だと思う。
  4. 町会で作成した昔の広報誌を見ていたら、町会の夏祭りが今よりも盛大に行われている記事があった。それを見た現役役員たちは今までにも増してやる気を出してくれるようになったということがあった。広報誌は後世にも残り、続けて目を通せば町会の歴史がよくわかるので、作り続けることが大切。
グループディスカッション2

(Dグループ 330~500世帯)  
1)各町会等の状況

  1. 2町会等が毎年役員交代、2町会等が2年任期(内1町会の会長は毎年交代)、1町会等が3年以上継続している。毎年役員が交代しても、比較的スムーズに運営されている。
  2. 役員引継ぎは、文書およびデータで行っているが、内容に不足があったり、文書やデータを渡されただけでは、よく分からない事が多い。しかし文書化やデータ化を行い、誰でも内容を確認できる環境にすることにより、班毎の扱いの差異に気づいたり、部門間での情報共有をすることができるようになった。
  3. 無駄な会議は、減らしている。
  4. 役所関係の書類が多くて、処理などが負担になっている。(他町会も同意見)
  5. くじ引きで町会長が決まり、書類をもとに口頭で引き継ぐので、活動の詳しい内容までは引き継げない。パソコン操作が苦手なこともあり、データ化することが難しい。
  6. 自治会費の集金の負担や、トラブルの対応を減少させたい。
  7. 会長業務は大変だが、人と人のコミュニケーションで元気をもらい、結果楽しむ事ができた。
  8. 簡単にイベントを行いたいが、情報がない。
  9. 役員が毎年変わるので,整理して引き継ぐのは負担が大きい。1 年では出来ることが限られている。
  10. かなりの高齢化で、活動に負担を感じる。
  11. 戸建て住宅の多い町会や、自治会と集合住宅が多い町会自治会に分けて、情報交換してもいいかも知れない。

2)スマート化について

  1. スマート化(IT化)を進めても、紙ベースでの回覧は残すことになるので、負担は変わらない。
  2. IT化も検討の余地(町会費の銀行引き落とし、市への提出書類等)はあるが、町会等活動は顔と顔を合わせるアナログ関係や「あいさつ活動」が、大切である。
  3. IT化を進める際には、セキュリティ(特に名簿)をよく考える必要がある。
  4. 町会の資料はデータ化しているが、公開はしていない。
  5. ホームページは、ツールの1つに過ぎない。結局は直接人から人へのコミュニケーションで情報が伝わる。メールばかりになると味気ないので、回覧板での人と人の繋がりも大切にしたい。
  6. 町会の行事関係は、年度別にデータ化してパソコンで見られるようにしているが役員としての情報はデータ化していない。
  7. 牛島さんと小齋さんからの情報は、目標ではなく手段の1つとして広めてもらいたい。
  8. 町会長になり、業務監査・マニュアル化・情報のホルダー化した。情報を誰でも簡単なパソコン操作で確認することができるようにした。
  9. IT・クラウド化で、手間を省くということのスマートな町会活動という意味でのスマート化は、いいと思う。スムーズ・スマートによって、温かい町会関係を目指したい。

2)その他

  1. 北柏町会等のように事務局が優秀であればよいが、マネできるとは限らない。そうでなくてもできるような方法を考えて行く必要がある。
  2. 三俣町会でラジオ体操の話が出たが、人を集めるのはやはり口コミが大切である。また、行事等で人を集めるには、口コミと共に、向こうから来たくなるようにすることが大切であり、防災訓練等にしても、行くと何か良いことがある等、楽しいことで引き込むのも大切である。

(Eグループ 330世帯未満)   
1)各町会等の状況

  1. 近隣4町会での合同祭り、県立高校と連携した防災活動、ふれあいネットワークを設立して見守り活動、共同菜園運営などを、各町会が積極的に活動を行っている。
  2. 若い世帯や外国人世帯が町会に加入している一方、役員がたいへんなので退会する事例もある。ごみステーションの使い方や場所変更の悩みは尽きない。
  3. 役員の負担感があるものとして、回覧物や資料の整理、住民からのクレーム(騒音)、仕事の内容が分からずやらざるを得ない等がある。
  4. 行政からのイベント推奨や名簿作成時の個人情報保護の壁について意見が出された。
  5. 会長になった時の引継ぎの話からであるが、関連資料をどさっと渡されただけだったので、自分で過去のものも整理し、ファイル30冊あまりになった。
  6. 役員をやってもよいという人に、出来る範囲で役割を頼むようにしていわれたので、作業を理解せず、たいへんと思っている人がいる。市・町会・ふる協の3つに分け、管理している町会もある。
  7. 情報共有では、回覧を見ずに急いで回す人がいるので、掲示板に、とりあえず何でも貼るようにしている町会や、よく見られるよう、ゴミステーションに掲示板を設置し1週間くらいで掲示しなおす町会もある。
  8. 役員には、少額でも報酬が必要かもしれない。
  9. 会費の使い道が見えないということで、中身を分析したら(見える化)、敬老会、謝礼、祭りの順となり、説明した。謝礼は、班長に年5千円ほど出しているが、自分は恩返しのつもり。
  10. 「緊急時世帯名簿」(年齢も記入)を作ってまわしている。強制はしないが、一人は書いてもらうようにしている。K-Netには入っていない。K-Netは個人情報の扱いで使いにくい。

2)退会者の実態と対応について

  1. パソコンができず役員の仕事ができないため、脱会したいという人がいた。それはチームを作ってフォローした。パソコンも趣味に結びつけるようにするとよい。
  2. 役員になると総会での質問も多く受けることになり、そうなりたくないから、脱会したいという人がいた。
  3. 脱会希望者には、ゴミ捨ての始末はやってくれといっている。

3)スマート化について

  1. パソコンへの馴染み方につき、業者が難しくしている状況もあるので、平易に考えるように心がけ「触ったことがあるか?」との会話から始めることも大切。
  2. 町会会員には、町会費の使途を分析し、説明すると理解を得られやすい。行事や寄付金、役員手当なども説明が必要。 

講評(柏市ふるさと協議会連合会 監事)

本日の参加者は、やる気があり、意気込みを感じる。大切なのは情熱を持ち続けて、地域のために活動を継続して欲しい。情熱をもって活動すれば、必ず誰かが支援してくれる。

情報発信元

地域づくり推進部地域支援課

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