平成30年度 第1回町会等情報交換会

最終更新日 2018年11月9日

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「第1回 町会等情報交換会」の報告

 今年度は年間テーマを「楽しく町会等活動を行うために」と置き、役員を負担と思わずに楽しく活動を行うためにはどうしたらよいか、何を行なえば(行なわなければ)楽しく出来るかを主に、第1回は「スムーズな町会運営を行なうために」をテーマに情報交換を行ないました。

事例報告

日時

平成30年10月1日(月曜日)午後2時から4時30分

場所

アミュゼ柏 プラザ

参加者

市内町会等役員 42名(含 事例発表者)

概要

事例紹介 「楽しく町会活動を行うために スムーズな町会運営を行うために」

1)町会・自治会等運営の課題と施策(柏市地域協働を考える会 )
  1. スムーズな町会運営とは、「負担少なく運営できる」「頼もしい担い手がいる」「加入したくなる町会」とすること。
  2. 「負担少ない運営」の阻害要因は、運営方法不明や会合が多い、行政からの依頼事項が多い、町会等行事が多い、精神的負担となるクレーム処理などである。
  3. 「頼もしい担い手確保」の阻害要因は、役員確保に時間がかかるや、地域委員の推薦に手間取る、若い世帯の協力が得られないなどである。
  4. 上記の課題に対して、対応策について本日は代表的な町会の事例を紹介する。
2)柏市ひばりが丘町会の事例紹介(柏市ひばりが丘町会 )
  1. 「ご近所の話し合い」は、テーマに沿ってご近所のグループで討議。ご近所を知り、助け合いの機運が高まる。「まちなか防災訓練」は、防災組織の見直しと共に、実践的なまちなかでの訓練に改善したもの。「ぶらぶら防犯パトロール」は、朝のウォーキングや犬の散歩等いつでも胸にカードを付けてパトロールをしてもらっている。
  2. いかに町会の人に参加してもらうか、自らが参加意識をもってもらうかの工夫は大切である。イベントは毎回、何か変化が無いと即、飽きられる。楽しいと感じてもらい、またその楽しさを広めていくことも大事。
3)柏ビレジ自治会の事例紹介(柏ビレジ自治会 会長、副会長)
  1. 新任の役員がスムーズにスタートを切るために、新旧役員の引継ぎが大事である。そのために「できるだけ丁寧な引き継ぎ書」を作成し、前年役員が「アドバイザーとなり支援する制度」がある。また「2回引継ぎ」で、より新旧役員が顔見知りとなる機会を作っている。
  2. 新任役員がスムーズな運営をするために、多くの協力者を得ることが大事である。役員経験者がサポーターとなり協力する登録制度があり、10ある住民ボランティア団体の継続的な協力を得ている。そのボランティア団体とは定期的に連絡協議会を開催。
  3. 地域の問題に対応するために、少人数や外部有識者と十分に協議することが大事である。7つある部門の「部長会(月1回開催)」と課題毎の「委員会」がある。高齢化への対応について、外部有識者を含め「活き活きとした未来に繋がるまち作り協議会」を開催。部長会での検討した内容を役員会で審議し、決定する体制。
4)柏市の町会、自治会などの事例紹介(地域協働を考える会 )
  1. 町会等運営の負担軽減策として、役員会議を年間4回とし、連絡等は持ち回りで済ませたり、ふるさと協議会担当役員を設け(副会長)、仕事を分散している町会等がある。またマニュアルを整備し、いつでも誰でも見られる状態にしている町会等は、引継ぎもスムーズに行っている。クレームに対して、Q&Aができると良い。
  2. 頼もしい担い手の確保として、ある町会等は「アトム (後を頼む) の会」「若手中堅の会」などを設立し、若手の活躍の場を作っている。また、世代を層別し、それぞれの行事を考え、知らしめることが大事。
5)若い世帯の町会等との関り方の期待と事例( 柏市地域づくりコーディネーター)
  1. 現役世代への巻き込みは、まず1人目から役員に入ってもらい、1人入ると次に役員になる人が入り易くなる。いろいろな機会に誘い、話をするきっかけを作ることが大切。最初は、軽い役割から頼むと、引き受けやすい。
  2. 役員決めの時は、最初の説明(プレゼンテーション)が肝要であり、決める前に腹を決めてもらうと、スムーズに若い人も役員に就任してくれる。
  3. 町会長職の「誰でも化」を進めることが重要であり、そのために事務局機能を充実させる必要がある。事務局は、連絡や会議資料作成などを専門に行う。
  4. ふるさと会館がいつも開館している「定期開館」は、会員も役員も「いつでも集まれる・使える」ことでメリットがある。その結果、町会等のファンが増えることが期待できる。

パネルディスカッション

以下のパネラーでテーマに沿った意見交換を行った。   

パネルディスカッション
  • 柏市ひばりが丘町会長
  • 柏ビレジ自治会長 ・副会長
  • 北柏町会 副会長 (地域づくりコーディネータ)
  • 柏市地域協働を考える会長 パネルコーディネータ (柏市地域協働を考える会)
 負担の少ない町会等運営について

1)運営方法の継承や引継ぎ

  1. 町会等運営の事務局や、記録や通知などはクラウドを利用するIT 化が必要になっている。その一方、情報のセキュリティ確保が課題となる。
  2. 町会等行事や運営も、変化が必要であり、新しいものを取り入れていく努力が必要。
  3. 町会運営の資料のファイル化を進め、パソコンやUSBに記録として残し、誰でも利用できる環境にした方が良い。

2)多くの会合への出席や沢山ある仕事への対応

  1. 役員会や部長会を月1回開催しているが、減らす方向で見直しが必要である。
  2. 役員会を月1回開催しているが、連絡等はメールやラインでやりとりしている。しかしながら、顔を合わせて話し合うことは大切。

3)町会等の「事務局」とは

  1. 事務整理をきちんと役付けをし、人を割り当てている。行政からの依頼事項や役員への連絡、書類整理などを行っている。本業の仕事を持ちながらも行っている。
  2. 事務を事務局が行うことにより、町会長は、判断や方向付けに専念できる。
  3. 役員と事務局の顔合わせは、週1回行っている。
  4. 事務局への手当を支給している。

4)多い行政等(市役所、市社協、ふる協等)からの依頼事項や提出書類

  1. 行政から矢継ぎ早に、どっさり提出書類が送られてくるし、また市役所に取りに行く書類もある。
  2. 書類の書き方については、前年役員などのアドバイザーが協力をして作成できる。今後、提出書類の作成説明会の開催も一案。
  3. 種類の電子を進め、提出もメールでのやり取りできるようにして欲しい。そうなれば書類も記録として残せるし、次年度への引継ぎにも活用できる。行政書類の多くはダウンロードできるようにしているが、紙(押印)での提出が原則である。電子化は、徐々に進むものと期待する。
  4. 同じ内容の文書が、市役所からとふるさと協議から、重複して配布される。ふる協に任せるものは任せても良いと考える。
  • 今後の町会運営について
    「後継者の育成」が重要であり、そのために「誰でも化」「事務局機能」がキーワードとなる。
    研究課題とし、システム化に取り組むことに期待する。

グループディスカッション

(Aグループ)
1)役員負担軽減について意見交換

  1. 地域に長く住んでいる世帯と、利便性を求めて近年から住んでいる世帯と温度差がある。
  2. 町会役員50 名が出席する月1回の会合で、長年一方的な情報伝達だけだったのを、NHKの「会議を楽しく」という番組を参考にワイヤレスマイクを導入したところ、多くの意見が出るようになった。特に女性からも意見が出るようになった。前回は18 件(カーブミラー、道路標示、ゴミ関係、公園関係など)あり。それらの意見や要望に対して行政と交渉する担当者を決める等、具体的な解決策を立てるようになった。小さな事でも具現化するとやりがいが出てくる。
  3. 町会役員の任期は基本的に2年間としているが、延長や再任も可能。その際には役員の評価書に基づいて可否を判断することとしている。
  4. パネルディスカッションの際に北柏町会が発表した、町会業務に事務局機能を設ける話は参考になった。町会業務の事務局機能をシステム化することは行政が主体となって取り組むべきであり、その行政を動かすのはふるさと協議会の役目だと思う。
  5. 北柏町会の発表を聞いて、10名程度の執行役員で町会活動が成り立っていること、事務局機能をクラウド化して効率化を図っていることは興味深かった。
  6. 区内から得られた要望はそれぞれの部門で取り扱って対応を考えているが、それらの要望が改善された際には必ず公表してもらい、各部門の成果を明確にしている。そうすることで、役員たちのやりがいに繋がっている。

2)負担の少ない町会運営について意見交換

  1. 新任者は4 月に行政からドッと来る手続きに閉口しているのが現状。
  2. 行政側に負担感のない配慮を希望。電子化や申請書の簡素化を希望。
    4年前には紙ベースの資料が沢山あったが徐々に電子化して、紙ベースが少なくなった。
  3. ふる協と町会と重複している情報は省力化希望。
  4. 町会等の事務の強化(合理化)に対し、行政がもっと力を入れるべきだと思う。北柏町会の
    運営方法に興味がある。
  5. 若い人の集団だとラインやスマホを活用して情報伝達が早いと思う。ある町会ではパソコン出来る人が一人しかいなかった。年代差を感じる。

3)各町会等の現状、印象

  1. 10年間町会長を務めているが、やはり町会によって性格は異なる。
  2. 町会の運営方法は世帯数によってかなり異なる。
  3. 酒井根町会では地の方が多いが、一方で小さなアパートも100棟ほどあり、両者の間では町会運営に対して温度差が生じてしまっているのが現実。
  4. 2000世帯近くなると町会の規模が大きすぎてしまい、運営する上での問題は多い。今後、体制を考え直していく必要があると感じている。
  5. 市のホームページはわかりづらい。町会の規約などの情報も一部掲載されているが、載せるのであれば網羅させるべき。

(Bグループ) 
1)ふるさと協議会との関係

  1. 町会員の参加の無い(少ない)ふる協イベントに、他町会と同じ人数を係員として出さなくてはならず、町会員の負担増になり、参加が苦労(不満)になっている町会が有る。
  2. ふるさと協議会の行事は多いが、負担とはなっていない(複数の意見あり)。地域により感じ方に差異がある。
  3. ふる協の行事に参加することが負担であるという意見もあったが、全体としては、それほど負担と感じていないという意見が多かった。
  4. 町会の範囲が広範囲であったり、線路などで分断されている場合には、ふる協運動会や文化祭などのふるう協行事が結束を高めるきっかけとなっている。しかし、多くの方に参加してもらうためには、近隣の学校の行事と日程が重ならないよう調整する必要がある。

2)若い人の町会活動への参加、町会運営の協力者確保

  1. 高齢者が自宅を売却したあと、そこに若い家族が住む事になり、若い人が増えている町会もある。その増えた若い家族を対象に「親子会」を実施して、そこから若い人の町会参加しいては役員への道につなげていける可能性に期待したい思いが有る。情報発信をできる若い母親を巻き込むことが大切。
  2. 町会の中で、(地域的に)若い世帯と高齢世帯で分かれてしまい、班編成変更を検討中。
  3. 町会長、役員任期2 年の町会では、2 期4年やるのが通例になっている事で、スムーズな運営になっている。1名の会長職が長いと「ほっとけ」「お任せ」となってしまう。班長会議などで意見の吸い上げが必要。
  4. 町会長を退任して規約上顧問に就任する町会は複数あるが、その顧問の使い方は後任町会長次第と言った感じ。また、サポーター制度、アドバイザー制度等の話は複数あるが、協力を得る上で、顧問の様に規約で決められた役職なのか、人名を総会資料等で町会内に公表されている役職なのか実態が分からない。年に一度のイベント応援の場合、メンバーのモチベーションを維持する方法等に苦労がありそう。
  5. 一番力になってくれそうなのは、若い世代のお母さん。若いお母さんたちを引き込むために、親子会を町会の下部組織化したことにより、子育て世代の町会活動への参加率が上がったという町会もあった。
  6. 若い世帯が多い地域と高齢者の多い地域で分かれてしまっていて、温度差がある。高齢者の多い地域では、班長を選出することが難しいという問題を抱えている町会もあった。
  7. 親子会の人数が少なくなり、なくなってしまうケースもある。個人情報の観点から、子どもの情報を集めることが難しい。
  8. まずは個人的なつながりを作ることが効果的ではないかという意見があった。子育てをしているお母さんたちは、防災や防犯には特に興味があると思う。
  9. 町会長の就任期間は、昔は10年と言われていたが、最近の傾向として5年程度続ける人が多く、会長職を降りたあとは、顧問や相談役になるケースが多い。

3)その他の話題提供

  1. 市立病院の現地での再建運動をしている地域では、中心になる町会はともかく、のぼり旗やチラシを送られてくる町会の中には、うちの町会にまで送ってくるの?と疑問有り。町会によっては、人員確保などに苦労している状況である。
  2. 市立柏病院の運動協力について、近隣の布施新田町会、宿連寺町会、前原町会では活動量が多いようであった。
  3. 地域にスーパー等が無く、買い物難民との意識を持っている町会もあり、対応については町会活動としては難しさを感じている。
  4. 高齢化に伴い生じた問題として、自分たちでゴミ出しができない、買い物に行けないという人が増えているため、現在民生員と打合せをして班編成を変えるなど対策をとろうとしている町会があった。
グループディスカッション
(熱心なグループでの意見交換)

(Cグループ) 
1)負担の少ない町会運営について意見交換

  1. 町会運営は負担に思ってはおらず、前向きな姿勢の町会が多かった。
  2. 北柏町会の事務局機能には興味あり。
  3. ふる協と町会から同じ回覧物が二重に来る。
  4. 多い行政等からの依頼事項や提出書類
  5. SNS(LINE、メール)等の連絡より、人の眼を見ての話しが大事であり配慮が必要。

2)特徴ある町会活動

  1. お子さんに太鼓をたたかせる月1 回土曜日の子供食堂開催では、近隣の町会の子供達も歓迎であり、お年寄りが将棋を教えたり、輪投げも行っている。
  2. 子ども会は無い、無くなったとの意見が複数名から出された。理由は、親が役員をやらされることを嫌って敬遠すると聞く。その一方、宮前町会では子ども会を復活させ子供は全員加入し子ども自身に運営を行う仕組みとしている。また、こども食堂の取組をやっていて近隣町会の子でも来る町会(野沢町会)もある。
  3. ふれあい農園を借りて、農作物を育てたり、と町会に入って良かったと思ってくれる工夫をしている。役員報酬を欲しい人が多く、行政連絡費の活用や役員報酬の導入も検討の余地あり。役員報酬の考え方は是々非々があったが、一つのインセンティブとして評価あり。
Dグループ

(Dグループ)  
1)町会等運営の協力者確保について

  1. 294世帯の自治会に対して、民間の支援団体が80もある。また、ご近所話し合いによって、課題の共有化をし、問題を吸い上げている。トップダウンの町会運営には問題が有り、町会活動が弱くなる原因。
  2. ひばりが丘の”近所の話し合い”というのがよかったとのこと。
  3. 138世帯で役員と連絡員の体制の町会であるが、ふるさと会館が10 年前にでき、同好会が多い。一人あたり1000円の補助金を出している。最大の特徴は「分業制」であり任せたら全面的に委任し、横槍をいれない。これが大切。 防災委員「エルトナカイ」はゴミゼロ運動、芋煮会も仕切っている。
  4. 防災委員20人のなかには、土木の専門家、ボランティアのプロが居て分業、権限移譲がしっかりできている。シニアサロンは元会長が月1 回主宰し、地域包括支援センターの講演を行っている。
  5. 自主防砂組織で規約が先にできてしまい、実態が伴っていないとのこと。
  6. 防災は、防災クラブという会の形式で、芋煮会などを開催し、活動をいるとのこと。また、文化祭は役員とは別の委員で、負担軽減や活性化をはかっているとのこと。

2)町会運営の課題

  1. 154世帯の町会では、子ども会が無くなり、夏祭りも消滅したが親睦会という形はある。集会所はあり、稼働率高い(フレイル予防、アンチエージング体操など)。
  2. 空き家のトタンが散らかる、植木がはみ出すという苦情あり、どうしたら良いのか分からない。枝が茂り放題、隣人のクレームが多いが相続人と連絡つかない状況である。
    枝、空き家の問題は町会の広報で注意をし、ご近所同士で諍いが無きようにしている。庭の手入れなども含み、隣人関係に市はどのような対応をしていただけるのか、知りたいようでだった。(これには考える会も答えていない)
  3. 自主防災、住宅管理組合、保険払込団体があり、町会活動とゴチャゴチャになっている。
  4. K-NET は138世帯の安否確認のみ。K-NET のボランイアが増えてこないのが悩み。パトロール、K-NET すべてが役員にかかり、負担が大きい。
  5. ふるさと会館が10 年前にできたが、それから自治会の活動が活発になったとのこと。

(Eグループ)   
1)町会活動の負担軽減について

  1. 現役で仕事を持っているので、仕事を休んでまで活動はできない。役員決めの席に出席できず、欠席裁判状態で町会長になった。「他の人はみんな町会長やったから」と言われたが、その発言をした人が町会長をやっていないことがあとでわかった。パネリストの話を聞いて、町会関係は雑務が多いので、事務局がいたらいいと思った。
  2. 会議や平日の学校行事への出席は負担である。
  3. 香典は町会から出すが、小世帯町会であるゆえ、顔見知りとして私的な香典も出すこととなり、その出費も無視できない(経済的負担)。
  4. 町会内の仕事に工夫をしようとしても、うまくいかない。例えば、町会費は班長が集金しているが、なかなか集金できないという声に対して、振込用紙をポストに入れるという案を出したが「集金は班長がするもの」ということで実現しなかった。
  5. 会議等は負担。110 世帯で7 班体制、班長は毎年輪番制。班長が役員になっている。会長にはくじ引きでなった。7 人の役員には役割があり、防犯、高校、学校、などに分かれているので、担当に振るだけで済んでいる。だが、全員現役で仕事をしているので、学校関係の行事(入学式等、平日なので)は、ほとんど断っている。
  6. 負担を減らす工夫として、報酬もひとつだろう。
  7. 町会の仕事と言われ、お葬式に2 回手伝いに行ったが、「あの人は来たけど、あの人は来ない」とか、個人のお香典の金額についての話をずっとしている。町会長個人としてお香典を出すことになってしまったのも納得がいかない。しかもお葬式の手伝いは、町会の仕事ではないことがあとでわかった。

2)ふるさと協議会との関係

  1. ふるさと協議会の活動への参加は義務なのか、また活動内容にも必要性があるのか疑問を持つ。代理出席を他の役員へ依頼しても家事や仕事の理由で断られる。しかし、そのような実情をふる協にその旨を伝えても、「誰も出られないんなら、町会長が出ないと」といつも言われる。会議に出るということは、その時間仕事ができないということであり、収入が減るので、欠席している。
  2. 「町会長の次の年はふる協に入るのよ」と決めつけられたが、はじめに聞いていないので、来年度ふる協のことをするつもりはない。昨年度の町会長も年度末に聞かされたとのことだった。次年度の役員決めの時には、2 年目はふる協に入るという話をするつもり。
  3. 町会主催の行事は少ない。ふる協関係が多い。

3)町会等の実情

  1. 参加者の町会等は、全て役員は1年交代。現役で仕事を持っている方が多い。
  2. 小世帯ながらも、県立高校と連携し防災訓練、認知症研修、支え合い活動を行っている町会もある。
  3. 防災担当の人も、役員決めの場所がわからず遅れて参加したら、防災担当に決められていた。
  4. 今日参加の中で、一番世帯数が少ない町会だが、先日地域連携で防災訓練をした。県立柏高校と消防署と一緒にやった。昨年は参加人数が少なかったので、いざという時に必要であるというチラシを作って配布したところ、今年54人の参加があり、役員を入れると80 人位集まった。内容としては、消火訓練等をしたが、パターンは変えていないので(ひばりが丘町会の高橋会長が、毎年行事内容には新しいものを入れて変化をつけているという話を受けて)、変えていかないといけないと思った。
  5. 町会内で、認知症の研修を実施し、30 人くらい受講した。「かしわオレンジフレンズ」という名札をつけて活動している。
  6. 若い人には「いい席でお子さんの写真が撮れるよ」と声かけをしたりするが、ずっと本部席に座るのを嫌がられることもある。
  7. シニアの会長を降りて、シニア農園をやっている。そこでできたものを高齢者の方などに配っている。

講評(柏市ふるさと協議会連合会 副会長)

  • 町会等役員が日々考えていることを討議できた。これから、どうもっていくかを検討すべき。
  • 担い手については、若い世帯は皆働いている状況であり、大きな課題である。
  • 高齢者や、広い世代の単身世帯を、どう町会等活動へ巻き込んでいくかも課題である。
  • 長続きする町会活動を意識し、負担感を減らす工夫を実行していく必要がある。

情報発信元

地域づくり推進部地域支援課

所在地 柏市柏5丁目10番1号(本庁舎1階)
電話番号 04-7167-1126
ファクス 04-7167-8103
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